Checklista GPSR dla sprzedawców. Nowe przepisy dotyczące bezpieczeństwa produktów oraz związane z tym wyzwania na Amazon i innych marketplace’ach

10.09.2024 [Aktualizacja: 20.09.2024]

W czwartym kwartale 2024 roku na sprzedawców działających w Unii Europejskiej czekają ważne zmiany prawne, które mogą znacząco wpłynąć na ich działalność, zwłaszcza w okresie przedświątecznym. 13 grudnia 2024 r. wejdzie w życie Ogólna Dyrektywa o Bezpieczeństwie Produktów (GPSR), która nakłada na sprzedawców nowe obowiązki w zakresie zgodności z przepisami dotyczącymi bezpieczeństwa produktów. Amazon, jako jedna z największych platform sprzedażowych w Europie, już teraz przypomina sprzedawcom o konieczności dostosowania się do nowych regulacji, grożąc poważnymi konsekwencjami za ich nieprzestrzeganie. Jednak sprzedawcy napotykają na problemy techniczne i niejasności, co budzi niepokój wśród przedsiębiorców.

Nowe obowiązki dla sprzedawców

Zgodnie z nowymi przepisami, produkty oferowane na terenie UE muszą spełniać szereg wymagań dotyczących bezpieczeństwa. Przepisy te dotyczą szczególnie sprzedawców, którzy oferują produkty nieżywnościowe. Aby spełnić wymagania GPSR, sprzedawcy będą musieli nie tylko prowadzić analizy ryzyka, ale także spełnić nowe obowiązki informacyjne. Wszystkie te działania muszą zostać zrealizowane przed kluczową datą – 13 grudnia 2024 r.

Amazon wprowadził już zmiany na swoich stronach produktowych, aby ułatwić sprzedawcom zarządzanie wymaganiami dotyczącymi zgodności. Na stronach produktów pojawiła się nowa sekcja o nazwie „Bezpieczeństwo i zasoby dotyczące produktów”, gdzie sprzedawcy mogą oddzielnie prezentować swoje zdjęcia marketingowe od dokumentów dotyczących zgodności z przepisami. Dzięki temu możliwe jest łatwe sprawdzenie, czy wszystkie wymagane informacje zostały dostarczone.

Nowe produkty (nowy listing) już od 30.09. będą wymagały wgrywania dokumentów GPSR.

Problemy zgłaszane przez sprzedawców

Chociaż Amazon stara się ułatwić sprzedawcom dostosowanie się do nowych regulacji, wielu z nich napotyka problemy techniczne i niejasności związane z wdrożeniem tych zmian. Na forum sprzedawców pojawiły się liczne komentarze, które wskazują na trudności, jakie mają przedsiębiorcy:

1. Brak widocznych zmian na stronach produktów – Wielu sprzedawców zwraca uwagę, że mimo ogłoszeń Amazona o dodaniu sekcji „Bezpieczeństwo i zasoby dotyczące produktów”, w ich panelach sprzedażowych nie widać jeszcze tych zmian. Sprzedawcy nie wiedzą, gdzie dokładnie mają zamieszczać wymagane informacje, co rodzi frustrację. Jeden z użytkowników napisał: „W moich szczegółach produktu nic się nie zmieniło. Gdzie dokładnie ma być ta sekcja?”.

2. Problemy z już przesłanymi zdjęciami – Niektórzy sprzedawcy zgłaszają, że wcześniejsze zdjęcia przesyłane w ramach sekcji dotyczących zgodności teraz wyświetlają się jako główne zdjęcia produktowe, co psuje estetykę ofert. „Wygląda to źle, gdy na zdjęciach produktów pojawiają się przypadkowe obrazy z ostrzeżeniami zamiast właściwych zdjęć marketingowych” – pisze jeden ze sprzedawców.

3. Brak jasnych wytycznych dla określonych kategorii produktów – Sprzedawcy produktów takich jak gry wideo czy sprzęt AGD pytają, jakie dokładnie dokumenty i ostrzeżenia mają przesyłać. Na stronie pomocy Amazonu brak jest szczegółowych tabel z wymaganiami dla poszczególnych kategorii, co powoduje zamieszanie. Jeden z użytkowników zapytał: „Jakie ostrzeżenia są potrzebne dla kategorii gier wideo, skoro większość gier nie zawiera nawet instrukcji obsługi?”.

4. Problemy z implementacją w systemach magazynowych – Sprzedawcy zauważają, że nowe pola wymagane przez GPSR nie zostały jeszcze wprowadzone do plików magazynowych. Jeden z użytkowników pyta: „Kiedy te kolumny zostaną dodane do plików magazynowych? Czasu mamy coraz mniej, a zmiany wciąż nie są wprowadzone”.

5. Problemy z implementacją w systemach magazynowych – Sprzedawcy zauważają, że nowe pola wymagane przez GPSR nie zostały jeszcze wprowadzone do plików magazynowych. Jeden z użytkowników pyta: „Kiedy te kolumny zostaną dodane do plików magazynowych? Czasu mamy coraz mniej, a zmiany wciąż nie są wprowadzone”.


6. Problemy z implementacją w systemach magazynowych – Sprzedawcy zauważają, że nowe pola wymagane przez GPSR nie zostały jeszcze wprowadzone do plików magazynowych. Jeden z użytkowników pyta: „Kiedy te kolumny zostaną dodane do plików magazynowych? Czasu mamy coraz mniej, a zmiany wciąż nie są wprowadzone”.


7. Problemy z implementacją w systemach magazynowych – Sprzedawcy zauważają, że nowe pola wymagane przez GPSR nie zostały jeszcze wprowadzone do plików magazynowych. Jeden z użytkowników pyta: „Kiedy te kolumny zostaną dodane do plików magazynowych? Czasu mamy coraz mniej, a zmiany wciąż nie są wprowadzone”.

8. Zamieszanie wokół wyjątków od przepisów – Niektóre produkty, takie jak wyroby medyczne, są wyłączone z przepisów GPSR. Sprzedawcy tych produktów pytają, jak uzyskać oficjalne potwierdzenie od Amazona, że ich oferty nie są objęte nowymi regulacjami. Jeden ze sprzedawców stwierdza: „Jesteśmy zobowiązani do przestrzegania znacznie bardziej rygorystycznych przepisów UE, więc spełniamy wymogi GPSR, ale i tak jest to dla nas niepotrzebny dodatkowy wysiłek”.

Konsekwencje dla sprzedawców

Brak dostosowania się do nowych przepisów może mieć poważne konsekwencje. Amazon jasno określił, że oferty produktów, które nie będą spełniać wymagań zgodności, mogą zostać usunięte z platformy. W przypadku naruszeń, takich jak brak ważnych dokumentów, oferty zostaną automatycznie dezaktywowane, co dla wielu sprzedawców może oznaczać utratę znacznych przychodów w kluczowym okresie świątecznym.

Jak Amazon planuje rozwiązać problemy?

Chociaż Amazon regularnie informuje sprzedawców o konieczności spełnienia wymogów GPSR, firma musi również reagować na zgłaszane problemy. Na forum pojawiły się pytania o to, kiedy zostaną wprowadzone niezbędne zmiany techniczne, a także prośby o bardziej szczegółowe wytyczne dotyczące wymaganych dokumentów. Amazon musi przyspieszyć wdrażanie tych funkcji, aby sprzedawcy mieli wystarczająco dużo czasu na dostosowanie swoich ofert.

Podsumowanie i checklista

Zbliżający się termin wprowadzenia Ogólnej Dyrektywy o Bezpieczeństwie Produktów (GPSR) to poważne wyzwanie dla sprzedawców na platformie Amazon, zwłaszcza w obliczu problemów technicznych i niejasnych wytycznych. Aby uniknąć sankcji, sprzedawcy muszą nie tylko dostosować swoje oferty do nowych przepisów, ale także zrozumieć, jak prawidłowo zarządzać zgodnością. Niestety, jak często bywa w przypadku zmian wymuszonych przepisami prawnymi, Amazon wydaje się po raz kolejny traktować te kwestie po macoszemu. Brak jasnych instrukcji, opóźnienia we wdrażaniu nowych funkcji i chaotyczna komunikacja sprawiają, że to sprzedawcy ostatecznie poniosą konsekwencje. W najgorszym scenariuszu mogą oni nie tylko utracić swoje oferty, ale nawet ryzykować blokadą konta.

1. Przegląd produktów i zgodność z GPSR

• Produkty objęte GPSR: Upewnij się, że każdy produkt niebędący żywnością wprowadzany na rynek UE jest zgodny z nowymi przepisami.
  
  
• Wyjątki: Sprawdź, czy produkt należy do wyjątków (np. wyroby medyczne, farmaceutyki, żywność, napoje, antyki itp.).
  
  

2. Wyznaczenie Osoby Odpowiedzialnej

• Kto może pełnić rolę: Upewnij się, że masz wyznaczoną Osobę Odpowiedzialną (może to być producent, importer, przedstawiciel lub dostawca usług fulfillment).
  
  
• Jeśli Osoba Odpowiedzialna znajduje się poza UE: Wyznacz przedstawiciela w UE.
  
  

3. Dokumentacja zgodności produktu

• Deklaracja zgodności UE: Oświadczenie producenta, że produkt spełnia wymogi bezpieczeństwa UE. Powinna zawierać:
  • Opis produktu
    
    
  • Referencje do stosowanych norm
    
    
  • Informacje identyfikacyjne Osoby Odpowiedzialnej
    
    
• Dokumentacja techniczna:
  • Wyniki testów
    
  • Certyfikaty potwierdzające spełnienie norm
    
  • Specyfikacje techniczne
    
    
• Instrukcje obsługi i bezpieczeństwa: Zawierające szczegółowe informacje na temat prawidłowego użytkowania produktu.
  
  
• Ewidencja zmian i kontroli jakości: Śledzenie modyfikacji produktów i procesów kontroli jakości.
  
  
• Okres przechowywania: Dokumentacja musi być dostępna na żądanie przez 10 lat od wprowadzenia produktu na rynek.
  
  

4. Oznakowanie produktów

• Nazewnictwo i identyfikacja: Każdy produkt musi być oznakowany nazwą Osoby Odpowiedzialnej, numerem serii lub typu produktu, aby umożliwić śledzenie.
  
  
• Dodatkowe ostrzeżenia i informacje: Umieszczone bezpośrednio na produkcie lub jego opakowaniu, w odpowiednich językach krajów, w których produkt jest sprzedawany.
  
  
• Produkty elektroniczne:
  • Oznaczenia CE, numery seryjne, kody identyfikacyjne.
    
    
  • Symbole ostrzegawcze i potwierdzenia zgodności z normami.
    
    

5. Zaktualizowanie listingów na Amazon

• Dodanie sekcji zgodności: Dodaj na stronie produktowej Amazon informacje dotyczące zgodności z GPSR, np. w nowej sekcji „Bezpieczeństwo i zasoby dotyczące produktów”.
  
  
• Zdjęcia zgodności: Oddzielne zdjęcia marketingowe i dokumenty potwierdzające zgodność.
  
  
• Dane Osoby Odpowiedzialnej: Upewnij się, że na listingach podano kontaktowe dane osoby odpowiedzialnej.
  
  

6. Audyt i aktualizacja danych

• Audyt asortymentu: Sprawdź każdy produkt pod kątem zgodności z GPSR.
  
  
• Aktualizacja umów z dostawcami: Zapewnij, że dostawcy są świadomi nowych wymagań i współpracują w zakresie dostarczania potrzebnych dokumentów.
  
  
• Szkolenia: Przeprowadź szkolenia personelu dotyczące nowych obowiązków GPSR.
  
  

7. Monitorowanie i zarządzanie zgodnością

• Stały kontakt z organami nadzoru rynku: Osoba odpowiedzialna musi współpracować z organami nadzoru w zakresie zgodności.
  
  
• Weryfikacja zgodności: Regularnie monitoruj zmiany w przepisach i aktualizuj dokumentację.
  
  

8. Konsekwencje nieprzestrzegania

• Ryzyko wycofania produktów: Produkty niezgodne z GPSR mogą zostać wycofane z Amazon, a brak spełnienia wymagań może skutkować nałożeniem kar finansowych i sankcji.