1.07.2021
Dobrze działający dział zasobów ludzkich jest niezbędny na wielu różnych poziomach: jest podstawą dobrze zorganizowanych, funkcjonujących zespołów, zapewnia firmom dostęp do wykwalifikowanych talentów, pomaga zatrzymać wartościowych pracowników oraz tworzy w firmie dobrą kulturę i atmosferę. Jeśli działa naprawdę prężnie, również na wizerunek firm może wpłynąć pozytywnie.
Jednak praca w dziale personalnym, a zwłaszcza w dziedzinie rekrutacji i pozyskiwania personelu, napotyka także na wiele przeszkód przeróżnych rozmiarów i rodzajów: niektóre z nich mogą pociągać za sobą nawet konsekwencje prawne i – jeśli strony pójdą na noże – prowadzić nawet do sporów sądowych. Aby takich sytuacji uniknąć, w poniższym artykule stworzyliśmy zestawienie: czego nie należy robić w ramach rekrutacji pracowników.
Korzystanie z przestarzałych kanałów
Kto nie przebywa tam, gdzie są wykwalifikowani pracownicy, będzie mieć trudności z atrakcyjnym prezentowaniem własnych zespołów na długą metę i przyciągnięciem nowych talentów. Dlatego tak ważne jest, aby firmy dostosowywały się do nowoczesnych realiów i korzystały z nowych możliwości przyciągnięcia uwagi potencjalnych kandydatów. Media społecznościowe i sieci biznesowe, targi rekrutacyjne czy wydarzenia cyfrowe mają ogromny potencjał i zdecydowanie należy wziąć pod uwagę wykorzystanie ich w ramach nowoczesnych strategii rekrutacji personelu.
Niekompletne oferty pracy
Wyobraź sobie, że napotykasz na ogłoszenie o wymarzonej pracy: lokalizacja, zakres obowiązków, wymagania… wszystkie kryteria pasują. Aplikujesz i udajesz się na rozmowę kwalifikacyjną tylko po to, aby dowiedzieć się, że jest to praca w niepełnym wymiarze godzin lub praca tylko na rok – a w ogłoszeniu wcale nie było o tym mowy.
W takim przypadku nie tylko aplikant traci czas, ponieważ praca nie jest dla niego odpowiednia, ale również sama firma, ponieważ niepotrzebnie wydała środki na skontaktowanie się z kandydatem i przeprowadzenie rozmowy kwalifikacyjnej. Firmy mogą łatwo uniknąć takich niekorzystnych scenariuszy, jeśli dobrze zaplanują swoje ogłoszenia o pracę i dostarczą szczegółowych informacji na temat oferowanego stanowiska. Niezbędne będzie tutaj zastosowanie zasady czworga oczu i zaangażowanie na przykład kierowników odpowiednich działów a także specjalisty ds. zasobów ludzkich. Oszczędzi to niepotrzebnych komplikacji, a tym samym czasu i pieniędzy.
Rezygnacja z potwierdzenia otrzymania dokumentów aplikacyjnych
Cuda i dziwy dzieją się nieustannie: nie dochodzą e-maile, w cyfrowej przestrzeni znikają załączone dokumenty, giną dokumenty wysłane pocztą… Tym bardziej więc denerwują się kandydaci, którzy złożyli podania, ale nie otrzymali żadnego potwierdzenia, że dotarły one w odpowiednie ręce. Dla niektórych firm wysyłanie informacji zwrotnej do każdego podania może wydawać się niepotrzebną pracą, ale dzięki automatyzacji procesów w ramach wysyłania e-maili można nieco ulżyć kandydatom, którzy zniecierpliwieni czekają na jakikolwiek odzew. Takie działanie to nie tylko korzyść dla kandydata, ale także udowodnienie profesjonalnego podejścia firmy oraz jednoczesna dbałość o jej wizerunek.
Przeprowadzanie rozmów kwalifikacyjnych bez przygotowania
Trafiła się właśnie niezapowiedziana rozmowa kwalifikacyjna? Bez żadnego przygotowania? Żaden problem, kandydat może przecież przedstawić się w trakcie rozmowy kwalifikacyjnej! Pracownicy działu personalnego i firmy powinny dokładnie przyjrzeć się takiemu postępowaniu. Rozmowa kwalifikacyjna ma przecież na celu sprawdzenie potencjalnego nowego członka zespołu, zweryfikowanie jego mocnych i słabych stron oraz umiejętności, a także dokonanie oceny, czy aby na pewno będzie pasować do istniejącego zespołu.
Dokonanie dobrze uzasadnionej oceny, a przede wszystkim zadanie właściwych pytań, wymaga często o wiele więcej, niż odbębnienia gotowego zestawu pytań. W tym celu konieczne jest wcześniejsze zapoznanie się z kandydatem, jego życzeniami i doświadczeniem oraz zaznajomienie się z dokumentami, aby móc zadawać konkretne pytania. Zwłaszcza, że w rekrutacji nie chodzi tylko o podjęcie ważnej decyzji o długofalowych konsekwencjach, ale o to, by już na tym etapie kandydat poczuł się doceniony dzięki zainteresowaniu się jego osobą. Wielką szkodą byłoby dla firmy, gdyby wysoko wykwalifikowany, dobrze pasujący do reszty zespołu kandydat zrezygnował, ponieważ poczuł się zlekceważony przez słabe przygotowanie ze strony firmy.
Zbyt duża koncentracja na niepotrzebnych kwestiach psychologicznych
„Wyobraź sobie, że jesteś truskawką i musisz uratować świat. Jak to zrobisz?”. Istnieją firmy, które poddają swoich kandydatów testom i bombardują trudnymi, a czasem absurdalnymi pytaniami, aby sprawdzić ich kreatywność i zdolność do rozwiązywania problemów. Może to być uzasadnione w niektórych obszarach zawodowych i firmach, zwłaszcza jeśli praca w sposób kreatywny i zorientowany na rozwiązanie w sytuacjach stresowych rzeczywiście należy do niezbędnych umiejętności.
Istnieją jednak również wysoko wykwalifikowani, utalentowani kandydaci, którzy po prostu nie wiedzą, co począć z tak absurdalnymi problemami, ani „jakim sprzętem AGD chcieliby być”, ale mimo to posiadają wysoki poziom kompetencji. Dlatego, jeśli takie pytania w ogóle są konieczne, należy wcześniej dobrze je przemyśleć i powściągliwie wykorzystywać.
Niedozwolone pytania na rozmowie o pracę
Istnieją również pytania, które firmy powinny nie tylko oszczędnie dawkować podczas rozmów kwalifikacyjnych, ale wręcz całkowicie ich unikać. Należą do nich pytania dotyczące:
- stanu cywilnego
- ciąży
- pragnienia posiadania dzieci
- orientacji seksualnej
- pochodzenia etnicznego
- przynależności partyjnej
- wiary
- chorób
Zakaz ten ma umocowanie prawne w niemieckiej ogólnej ustawie o równym traktowaniu (AGG), której celem jest „zapobieganie lub eliminowanie dyskryminacji ze względu na rasę lub pochodzenie etniczne, płeć, religię lub przekonania, niepełnosprawność, wiek lub tożsamość seksualną”.
Kandydat zapytany o takie kwestie nie jest zobowiązany ani do udzielania odpowiedzi, ani do odpowiedzi zgodnie z prawdą. Oznacza to, że nawet kłamstwo jest w takiej sytuacji uprawnione. Jeśli kandydat czuje się zmuszony odpowiedzieć na takie pytanie niezgodnie z prawdą, firma nie może podjąć przeciwko niemu kroków prawnych nawet po fakcie i nawet jeśli potem okaże się, że było to kłamstwo – ponieważ firma nie powinna była w ogóle o to pytać.
Jednak i w tym przypadku istnieje wyjątek, a mianowicie, jeśli takie pytania miałyby znaczenie dla przyszłego stosunku pracy: na przykład, jeśli pracodawca reprezentujący określone wyznanie (np. kościół) pyta o przynależność religijną, lub jeśli zatrudniający pyta o wcześniejsze wyroki, ponieważ praca jest związana z pieniędzmi (np. jako kasjer).
Traktowanie kandydatów jak petentów
Z doświadczenia można powiedzieć, że zawsze znajdą się kandydaci, których podczas rozmów kwalifikacyjnych traktuje się jak petentów. Jeśli firmy rezygnują z przyjaznego small talku na początku rozmowy i nie udaje im się stworzyć miłej, profesjonalnej atmosfery, szybko odstrasza to najlepszych aplikantów.
Zalewanie kandydatów trudnymi pytaniami i pewne hierarchiczne podejście w rozmowach kwalifikacyjnych to już zamierzchłe czasy. Dziś wiele wykwalifikowanych, utalentowanych osób jest świadomych swojej wartości rynkowej i kompetencji, więc zrozumiałe jest, że chcą być traktowani z szacunkiem i bez spoglądania z góry. Mają też pytania i wymagania wobec swojego potencjalnego nowego pracodawcy. Dlatego rozmowa kwalifikacyjna powinna być zawsze procesem wzajemnym, skierowanym na dawanie i branie, i nigdy nie powinna być postrzegana jako rodzaj inkwizycji.
Lekceważenie ochrony danych
Ochrona danych osobowych jest ważna i wynika z niej dla przedsiębiorstw wiele obowiązków. Oprócz konsekwencji prawnych, zbyt pobłażliwe podejście do ochrony danych może być również niekorzystne dla wizerunku firmy i odstraszać kandydatów. Przykładowy scenariusz (prawdziwa sytuacja, która przydarzyła się znajomemu): Kandydat siedzi na rozmowie kwalifikacyjnej, a kierownik działu mówi: „Aa, pracuje Pan/Pani obecnie w firmie X? To ciekawe! Pani X i Pan Z, również z tej firmy, przesłali nam niedawno swoje aplikacje. Zna ich Pan/Pani”. Jest to dla kandydata nie tylko nieprzyjemna sytuacja, ale wyraźny dowód całkowicie nieprofesjonalnego podejścia potencjalnego pracodawcy. Firmy powinny za wszelką cenę unikać takich faux pas w zakresie ochrony danych.
Ukrywanie warunków lub zadań
Podobnie jak w przypadku, gdy przez nieuwagę informacje o pracy są niekompletne (patrz wyżej) równie nieprofesjonalnie sytuacja prezentuje się. gdy firmy próbują umyślnie ukryć mniej atrakcyjne aspekty pracy. Typowe przykłady takich praktyk to np. okazjonalna praca zmianowa i dyżury, podróże służbowe lub inne wcześniej niewspomniane zadania, które celowo są ujawniane nowemu narybkowi dopiero po pewnym czasie, ponieważ zmniejszają atrakcyjność stanowiska.
Jest to jednak przegrana dla obu stron: nowy pracownik od razu traci zaufanie do nowego pracodawcy, jak również początkową motywację, a ponadto musi radzić sobie w warunkach, które mogą być dla niego absolutnie nie do przyjęcia. Może i firma ukryła niechcianą część obowiązków, ale w ten sposób sama przyczyniła się do zmniejszenia produktywności i satysfakcji zespołu. Doświadczenie pokazuje, że na dłuższą metę takie praktyki nie wychodzą nikomu na dobre.
Odkładanie formalności związanych z umową
Nawet jeśli ustne ustalenia są prawnie wiążące, nic nie może równać się z prawdziwymi umowami podpisanymi własnoręcznie. Zdania typu „umową zajmiemy się później…” są dla wielu kandydatów bezużyteczne, ponieważ nie dają im niezbędnego zapewnienia. Firmy odkładające kwestie związane z podpisaniem umowy na później, szybko wychodzą na niepoważne i powinny mieć świadomość, jak negatywnie wpływa to na ich wizerunek.
Opieszała komunikacja lub jej brak
Opieszałość w komunikacji lub nawet jej brak to jedne z największych błędów w trakcie poszukiwania nowych pracowników. Niezależnie od tego, czy kandydat dopiero co złożył swoje dokumenty, czy też został już zaproszony na rozmowę kwalifikacyjną – bez względu na zaawansowanie procesu rekrutacji każdy z nich czeka na odpowiedź. Nie chodzi tutaj tylko o odpowiedzi pozytywne, ale również o informacje o odrzuceniu aplikacji.
Z pewnością udzielenie odpowiedzi każdemu z kandydatów na odpowiednim etapie wymaga od firm dużo wysiłku, ale wiele informacji zwrotnych można obecnie szybko i łatwo zautomatyzować, na przykład za pomocą narzędzi do rekrutacji lub mailingu. Nawet ładnie sformułowana odmowa jest lepsza niż pozostawianie kandydata w niepewności przez kilka tygodni. Podjęcie się tego dodatkowego wysiłku świadczy o szacunku i profesjonalizmie.
Naruszenie terminów usuwania danych
Ponieważ w związku z rekrutacją wykorzystywanych jest wiele danych wrażliwych, tzn. danych osobowych, również w tej dziedzinie obowiązują surowe przepisy prawne. Istnieją firmy, które przechowują dokumenty odrzuconych kandydatów przez długi czas, czasami nawet przez lata – na przykład z powodu rzekomej staranności, dążenia do gromadzenia jak największej ilości danych osobowych lub jako zabezpieczenie na wypadek późniejszych zapotrzebowań, gdy tworzone są nowe miejsca pracy. Nie jest to jednak dozwolone, ponieważ: jeżeli pierwotny cel, dla którego dane zostały zgromadzone, został osiągnięty, wówczas dane muszą zostać usunięte. Odnośnie zatrudnień w konkretnym przypadku oznacza to, że: jeśli ogłoszone stanowisko zostanie obsadzone, firmy muszą usunąć dokumentację. Uwaga: dotyczy to zarówno danych na papierze, jak i w formie cyfrowej.
Okres przechowywania dokumentów aplikacyjnych wynosi według specjalisty ds. personalnych z niemieckiego portalu Haufe maksymalnie sześć miesięcy: „W przypadku odrzucenia kandydatury dokumenty aplikacyjne muszą zostać całkowicie usunięte nie później niż sześć miesięcy po odrzuceniu wniosku w sposób zgody z przepisami o ochronie danych osobowych, Taki okres czasu oferuje wystarczające możliwości na prawidłowe przeprowadzenie procesu rekrutacyjnego”. Portal Haufe radzi jednak wykorzystać cały okres sześciu miesięcy i nie niszczyć danych dużo wcześniej, ponieważ odrzuceni kandydaci mogą w tym czasie pozwać firmę. W takim przypadku dokumentacja może okazać się cenna dla danego przedsiębiorstwa, na przykład w celu udowodnienia, że odrzucony kandydat nie był dyskryminowany.
Wśród HR-owców istnieje natomiast praktyka pytania odrzuconych kandydatów o zgodę na udostępnienie firmie dokumentów aplikacyjnych na dłuższy okres czasu. W niektórych firmach tworzone są bazy kandydatów. Jeśli powstają nowe stanowiska lub wakaty, na które idealnymi kandydatami byliby odrzuceni kiedyś aplikanci, firmy mogą czerpać z zapisanych w bazie kontaktów. Jest to możliwe, jeżeli z kandydatami zostaną uzgodnione dłuższe okresy przechowywania dokumentów. Przepisy dotyczące przechowywania i przetwarzania danych można znaleźć w Ogólnym rozporządzeniu o ochronie danych (RODO) oraz w Federalnej ustawie o ochronie danych osobowych (BDSG).
Podsumowanie
Istnieje całkiem sporo przeszkód czyhających na obszernym polu rekrutacji. Jedne większe, inne mniejsze. W każdym przypadku ważne jest jednak, aby komunikować się z kandydatami w sposób jasny i przejrzysty, nie ukrywać żadnych szczegółów, być autentycznym i postrzegać kandydatów jako szansę. Przecież dobre zespoły nie biorą się znikąd…
