29.08.2024
Niemcy, kraj słynący z precyzji, niezawodności i… wróć: kraj słynący z zamiłowania do papieru, cyfrowego zacofania i biurokracji, w końcu wkracza w erę cyfrową. Przynajmniej częściowo, ale plany na przyszłość są ambitne.
E-fakturowanie w Niemczech: Kluczowe zmiany i harmonogram
Choć mogłoby się wydawać, że naród tak zorganizowany dawno porzucił papierowe faktury na rzecz elektroniki, rzeczywistość przez długi czas była inna. Dopiero pandemia COVID-19 zmusiła naszych zachodnich sąsiadów do przyspieszenia cyfrowych przemian. Teraz, kiedy Niemcy postanowili z pełnym zaangażowaniem przejść na e-fakturowanie, również polscy sprzedawcy działający na tamtejszym rynku muszą być gotowi na zmiany, które już niedługo staną się obowiązkowe.
E-fakturowanie, czyli wystawianie i przetwarzanie faktur w formie elektronicznej, stało się nieodłącznym elementem transakcji B2G (Business-to-Government) w Niemczech już od 2020 roku. W odpowiedzi na potrzebę digitalizacji także w sektorze B2B, Rada Federalna Niemiec zatwierdziła projekt dwuetapowego wprowadzenia e-fakturowania B2B, który ma zacząć obowiązywać od stycznia 2025 roku. Nowe przepisy, będące częścią Ustawy o Szansach Rozwoju (Wachstumschancengesetz) przyjętej w marcu 2024 roku, mają na celu zmodernizowanie procesów fakturowania i dostosowanie ich do współczesnych standardów cyfrowych.
Oś czasu wprowadzania e-fakturowania w Niemczech
Zmiany w zakresie obowiązkowego e-fakturowania w Niemczech będą wprowadzane stopniowo, co pozwoli firmom na dostosowanie się do nowych wymogów:
- 1 stycznia 2025 – To kluczowa data, która zobowiązuje wszystkie firmy działające na terenie Niemiec do przyjmowania e-faktur. Każde przedsiębiorstwo, niezależnie od wielkości, będzie musiało być przygotowane na przyjęcie faktur w formie elektronicznej. Tylko formaty zgodne z normą EN, takie jak PDF/A3 w połączeniu z XML (np. ZUGFeRD lub XRechnung), będą akceptowane.
- 1 stycznia 2027 – Obowiązek wysyłania i przyjmowania e-faktur obejmie firmy z rocznym obrotem przekraczającym 800 tysięcy euro. Od tego momentu faktury papierowe oraz te w formacie PDF, bez wsparcia strukturalnych danych, nie będą już akceptowane.
- 1 stycznia 2028 – Ostatni etap wprowadzenia e-fakturowania przyniesie obowiązkowe fakturowanie elektroniczne dla wszystkich firm operujących na terenie Niemiec, bez względu na ich wielkość czy dochód. Ta data jest kamieniem milowym w cyfryzacji niemieckiego sektora biznesowego, wymagającym kompleksowego dostosowania się do nowych standardów fakturowania elektronicznego.
Przepisy przejściowe i wyjątki
Wprowadzenie e-fakturowania obejmuje także pewne okresy przejściowe i wyjątki, które mogą być istotne dla wielu firm:
- Do 31 grudnia 2026 roku: Firmy mogą nadal korzystać z faktur papierowych oraz e-faktur w formatach niezgodnych z normą, jednak te papierowe nie będą miały już pierwszeństwa. Okres przejściowy dotyczy również istniejących połączeń EDI (elektronicznej wymiany danych), co daje przedsiębiorstwom czas na dostosowanie swoich systemów.
- Do 31 grudnia 2027 roku: Firmy o obrocie poniżej 800 000 euro rocznie mogą nadal korzystać z faktur papierowych i e-faktur w niekompatybilnych formatach. Jednak po tej dacie wszystkie firmy będą musiały przestrzegać nowych przepisów.
- Wyjątki dotyczące transakcji transgranicznych oraz faktur o niskiej wartości: Faktury transgraniczne oraz te o wartości poniżej 250 euro (zgodnie z § 33 UStDV) są wyłączone z obowiązku e-fakturowania. Faktury wystawiane na rzecz konsumentów (B2C) również nie podlegają nowym przepisom. (Stan: Sierpień 2024)
E-fakturowanie dla polskich firm z niemieckim NIP
Polskie firmy posiadające niemiecki NIP, na przykład te, które korzystają z Fulfillment by Amazon (FBA) i magazynują swoje towary w Niemczech, muszą zwrócić szczególną uwagę na nowe regulacje. Jako zarejestrowani podatnicy VAT w Niemczech, mogą również podlegać nowym przepisom dotyczącym e-fakturowania. Należy to koniecznie zweryfikować ze swoim doradcą podatkowym.
Od 1 stycznia 2025 roku te firmy byłyby zobowiązane do przyjmowania faktur w formacie zgodnym z normą CEN EN 16931, a od 2027 roku, jeśli ich roczne obroty przekraczają 800 000 euro, także do wystawiania takich faktur. Do 2028 roku obowiązek ten obejmowałby wszystkie firmy prowadzące działalność na terenie Niemiec.
Sprawdź swój system ERP oraz dowiedz się, czy jest gotowy na E-fakturowanie
W związku ze zmianami, koniecznie należy sprawdzić, czy system ERP lub inny system do obsługi sprzedaży online, będzie gotowy na zmiany w Niemczech. Po konsultacji z doradcą podatkowym należy sprawdzić, czy funkcja e-fakturowania jest dostępna. Niektóre SaaSy już dopasowały się do zmian i oferują już teraz e-fakturowanie. Przykładem takiego systemu jest plentymarkets.
Dzięki plentymarkets, firmy mogą łatwo generować faktury w wymaganych formatach, takich jak XRechnung czy Factur-X, bez konieczności głębokiej ingerencji w systemy IT. Platforma oferuje intuicyjny DocumentBuilder, który umożliwia tworzenie i zarządzanie szablonami dokumentów, w tym e-fakturami, zgodnie z obowiązującymi przepisami. plentymarkets nie tylko wspiera generowanie faktur zgodnych z niemieckimi normami, ale również umożliwia integrację z innymi systemami i kanałami sprzedaży, co czyni go wszechstronnym narzędziem dla każdego sprzedawcy e-commerce.
plentymarkets to nowoczesna platforma e-commerce, która umożliwia zarządzanie sprzedażą na różnych kanałach, takich jak własny sklep internetowy, Amazon, eBay i inne. Dzięki zaawansowanym funkcjom, Plentymarkets staje się idealnym narzędziem do obsługi nowoczesnych wymogów dotyczących e-fakturowania.
Jedną z największych zalet plentymarkets jest elastyczność i łatwość dostosowywania systemu do zmieniających się przepisów. Platforma automatycznie aktualizuje się, aby spełniać najnowsze wymogi prawne, co pozwala przedsiębiorcom skupić się na prowadzeniu biznesu, a nie na śledzeniu zmian w regulacjach. plentymarkets wspiera również różne formaty eksportu danych, co ułatwia ich późniejsze przetwarzanie i archiwizację zgodnie z wymogami prawa. Więcej o plentymarkets znajdziesz tutaj.
Implementacja obowiązku e-fakturowania
Firmy muszą zadbać o to, by ich systemy informatyczne były w stanie obsługiwać e-faktury w wymaganych formatach. Obecnie akceptowane formaty to m.in. ZUGFeRD, XRechnung oraz EDIFACT, z zastrzeżeniem, że nie wszystkie wersje są zgodne z normą CEN. Dla wielu przedsiębiorstw konieczne może być zatrudnienie programistów lub skorzystanie z usług dostawców specjalizujących się w przekształcaniu faktur do wymaganych formatów.
Wyzwania i korzyści związane z e-fakturowaniem
Przejście na e-fakturowanie wiąże się z licznymi wyzwaniami, szczególnie dla małych i średnich przedsiębiorstw, które mogą napotkać trudności technologiczne i finansowe w dostosowaniu swoich systemów do nowych wymagań. Jednak korzyści płynące z e-fakturowania, takie jak redukcja kosztów administracyjnych, szybsze przetwarzanie płatności oraz poprawa przejrzystości finansowej, są znaczące.
Dla polskich sprzedawców aktywnych na rynku niemieckim, nowe przepisy oznaczają konieczność dostosowania się do niemieckich standardów fakturowania, jeśli prowadzą sprzedaż B2B z firmami zarejestrowanymi jako podatnicy VAT w Niemczech. Ważne jest, aby dokładnie monitorować rozwój sytuacji i w odpowiednim czasie wdrożyć wymagane zmiany, aby uniknąć problemów prawnych i operacyjnych.
Podsumowanie
Nadchodzące zmiany w niemieckim systemie fakturowania wymagają od polskich przedsiębiorców prowadzących działalność na tamtejszym rynku dokładnego przygotowania się do nowych obowiązków. Chociaż proces wdrażania e-fakturowania może być wymagający, korzyści z niego płynące, takie jak oszczędność czasu i kosztów, a także lepsza organizacja procesów księgowych, sprawiają, że jest to krok w stronę nowoczesnego i bardziej efektywnego zarządzania finansami przedsiębiorstwa. Polskie firmy z niemieckim NIP, w tym te korzystające z Fulfillment by Amazon, powinny szczególnie zadbać o zgodność z nowymi regulacjami, aby skutecznie funkcjonować na tym dynamicznie rozwijającym się rynku. Plentymarkets może okazać się niezastąpionym narzędziem w dostosowaniu się do tych wymagań, oferując kompleksowe rozwiązania do zarządzania e-fakturowaniem i wielokanałową sprzedażą.
