27.09.2024
Od 1 stycznia 2025 roku w Niemczech zacznie stopniowo obowiązywać nowe prawo dotyczące fakturowania, które wzbudza wiele wątpliwości i pytań wśród przedsiębiorców. Czy w praktyce oznacza to, że wszystkie firmy będą zobligowane do stosowania wyłącznie e-faktur? Odpowiedź na to pytanie nie jest jednoznaczna i warto przyjrzeć się szczegółom, aby rozwiać wszelkie niejasności.
Kogo dotyczy obowiązek e-faktur?
Zgodnie z przepisami Wachstumschancengesetz (ustawa o szansach wzrostu), od 1 stycznia 2025 roku, w Niemczech zostanie wprowadzony obowiązek stosowania e-faktur, ale tylko dla transakcji B2B podlegających opodatkowaniu VAT. Oznacza to, że firmy, które prowadzą działalność handlową z konsumentami (B2C), nie są objęte tym wymogiem i mogą nadal korzystać z tradycyjnych form wystawiania faktur, takich jak papierowe faktury czy PDF-y. Jednak większość firm prowadzących sprzedaż online bierze udział także w transakcjach B2B – chociażby przy zakupie towarów czy zaopatrzenia biurowego. Właśnie takie transakcje będą podlegały nowym regulacjom.
Wyjątki dotyczące transakcji transgranicznych oraz faktur o niskiej wartości: Faktury transgraniczne oraz te o wartości poniżej 250 euro (zgodnie z § 33 UStDV) są wyłączone z obowiązku e-fakturowania. Faktury wystawiane na rzecz konsumentów (B2C) również nie podlegają nowym przepisom. (Stan: Sierpień 2024)
Koniec priorytetu faktur papierowych
Z początkiem roku 2025 przestanie obowiązywać w Niemczech dotychczasowy priorytet faktur papierowych. Oznacza to, że od tego dnia przedsiębiorstwa będą mogły wystawiać i przesyłać faktury w formie elektronicznej. Co ważne, firmy powinny być przygotowane na odbieranie e-faktur, ponieważ nie można wykluczyć, że ich dostawcy lub partnerzy biznesowi rozpoczną stopniową migrację do nowego systemu fakturowania.
Nie oznacza to jednak całkowitego zakazu stosowania faktur w formie papierowej czy PDF od pierwszego dnia obowiązywania nowych przepisów.
Przejściowe okresy do 2028 roku
Pomimo wprowadzenia obowiązku stosowania e-faktur, firmy w Niemczech mają możliwość korzystania z tradycyjnych formatów fakturowania (takich jak PDF) aż do końca 2027 roku. Jednakże, aby taka forma faktury była uznana, odbiorca faktury musi wyrazić na nią zgodę. Co ciekawe, prawo przewiduje, że brak sprzeciwu ze strony odbiorcy może być uznany za zgodę na kontynuację korzystania z faktur w formie PDF. Dla wielu firm może to oznaczać ułatwienie w przejściowym okresie, ponieważ nie będzie konieczności prowadzenia skomplikowanej dokumentacji zgód.
Jak przygotować się do nowych przepisów?
Chociaż obowiązek stosowania e-faktur w pełnym zakresie wejdzie w życie dopiero w 2028 roku, firmy nie powinny czekać do ostatniej chwili z wdrożeniem odpowiednich rozwiązań technologicznych. Przejściowy okres powinien zostać wykorzystany na szkolenie pracowników i dostosowanie systemów księgowych do nowego sposobu fakturowania. Ważnym krokiem jest również upewnienie się, że współpracujący z firmą dostawcy i partnerzy biznesowi są również przygotowani na e-fakturowanie. Wdrożenie odpowiednich procesów wcześniej pozwoli uniknąć stresu i potencjalnych problemów tuż przed końcem okresu przejściowego.
- Do 31 grudnia 2026 roku: Firmy mogą nadal korzystać z faktur papierowych oraz e-faktur w formatach niezgodnych z normą, jednak te papierowe nie będą miały już pierwszeństwa. Okres przejściowy dotyczy również istniejących połączeń EDI (elektronicznej wymiany danych), co daje przedsiębiorstwom czas na dostosowanie swoich systemów.
- Do 31 grudnia 2027 roku: Firmy o obrocie poniżej 800 000 euro rocznie mogą nadal korzystać z faktur papierowych i e-faktur w niekompatybilnych formatach. Jednak po tej dacie wszystkie firmy będą musiały przestrzegać nowych przepisów.
Co oznacza to dla polskich firm działających na rynku niemieckim?
Dla polskich firm sprzedających produkty lub usługi na rynku niemieckim, zmiany te mogą mieć duże znaczenie. Jeśli prowadzisz działalność B2B w Niemczech, będziesz musiał być gotowy na odbieranie i wystawianie e-faktur od 2025 roku. Istotne jest, aby monitorować aktualne przepisy i upewnić się, że Twoje systemy są zgodne z niemieckimi regulacjami, szczególnie jeśli współpracujesz z niemieckimi kontrahentami.
Podsumowując, choć od 2025 roku w Niemczech wprowadzony zostanie obowiązek stosowania e-faktur, nowe przepisy będą wdrażane stopniowo i do końca 2027 roku możliwe będzie korzystanie z tradycyjnych formatów, takich jak PDF. Jednak polskie firmy działające na rynku niemieckim powinny już teraz przygotowywać się na te zmiany, aby zachować zgodność z przepisami i sprawnie funkcjonować na rynku.
1 stycznia 2025 – To kluczowa data, która zobowiązuje wszystkie firmy działające na terenie Niemiec do przyjmowania e-faktur. Każde przedsiębiorstwo, niezależnie od wielkości, będzie musiało być przygotowane na przyjęcie faktur w formie elektronicznej. Tylko formaty zgodne z normą EN, takie jak PDF/A3 w połączeniu z XML (np. ZUGFeRD lub XRechnung), będą akceptowane.
1 stycznia 2027 – Obowiązek wysyłania i przyjmowania e-faktur obejmie firmy z rocznym obrotem przekraczającym 800 tysięcy euro. Od tego momentu faktury papierowe oraz te w formacie PDF, bez wsparcia strukturalnych danych, nie będą już akceptowane.
1 stycznia 2028 – Ostatni etap wprowadzenia e-fakturowania przyniesie obowiązkowe fakturowanie elektroniczne dla wszystkich firm operujących na terenie Niemiec, bez względu na ich wielkość czy dochód. Ta data jest kamieniem milowym w cyfryzacji niemieckiego sektora biznesowego, wymagającym kompleksowego dostosowania się do nowych standardów fakturowania elektronicznego.
