Rejestracja VAT w Niemczech i w Polsce – jakie są realne różnice i co musi wiedzieć sprzedawca online?

11.09.2025 | Partner merytoryczny: amavat®

Niemcy to największy rynek e-commerce w Europie i naturalny kierunek ekspansji dla polskich sklepów internetowych oraz sprzedawców marketplace. Z samą sprzedażą zwykle radzimy sobie dobrze. Prawdziwe schody zaczynają się w chwili, gdy trzeba uporządkować rozliczenia podatkowe. Rejestracja do VAT w Niemczech różni się bowiem istotnie od procedur w Polsce – pod względem liczby urzędów, wymaganych dokumentów, czasu oczekiwania i barier językowych. Poniżej wyjaśniamy te różnice w prosty, praktyczny sposób, z perspektywy polskiego przedsiębiorcy działającego transgranicznie.

Dlaczego VAT jest kluczowy, jeśli sprzedajesz w UE?

W Unii Europejskiej miejscem opodatkowania sprzedaży towarów na rzecz konsumentów jest co do zasady kraj, do którego wysyłasz towar lub w którym utrzymujesz magazyn. Jeżeli więc sprzedajesz do klientów w Niemczech, korzystasz z niemieckiego magazynu (np. w modelu FBA) albo realizujesz wysyłkę z terytorium Niemiec, możesz mieć obowiązek rejestracji do niemieckiego VAT, nawet jeśli Twoja firma ma siedzibę w Polsce. Zignorowanie tego obowiązku to ryzyko dopłaty podatku wraz z odsetkami, sankcji administracyjnych, a w skrajnych przypadkach także ograniczeń na platformach sprzedażowych.

Kto nadaje numery i jakie? Dwa urzędy w Niemczech kontra jeden w Polsce

W Polsce ścieżka jest scentralizowana. Składasz jeden formularz VAT-R w swoim urzędzie skarbowym, korzystasz z jednego numeru NIP i tym numerem posługujesz się zarówno w transakcjach krajowych, jak i wewnątrzwspólnotowych (po aktywacji statusu VAT UE). Dokumenty możesz złożyć elektronicznie, a komunikacja odbywa się po polsku.

W Niemczech procedura jest dwutorowa. Po pierwsze, uzyskujesz Steuernummer – krajowy numer podatkowy nadawany przez właściwy miejscowo Finanzamt (lokalny urząd skarbowy). To nim rozliczasz deklaracje VAT w Niemczech i posługujesz się w korespondencji z administracją. Po drugie, występujesz o USt-IdNr. (Umsatzsteuer-Identifikationsnummer) – unijny numer VAT, który nadaje BZSt (Bundeszentralamt für Steuern, czyli Federalny Centralny Urząd Podatkowy). Ten numer służy identyfikacji w transakcjach wewnątrzunijnych. Obie rejestracje są odrębne i nierzadko prowadzone równolegle.

Kiedy rejestracja staje się obowiązkowa? Progi i wyjątki, które mają znaczenie

Największe zaskoczenie dla firm zagranicznych w Niemczech polega na tym, że nie ma tam progu obrotu, który zwalniałby podmioty spoza Niemiec z rejestracji w razie sprzedaży krajowej lub magazynowania towaru na terytorium Niemiec. Już pierwsza dostawa z niemieckiego magazynu do konsumenta w Niemczech co do zasady oznacza konieczność rejestracji i rozliczeń według stawek niemieckich.

Jeżeli wysyłasz z Polski bez magazynowania w Niemczech i sprzedajesz na rzecz konsumentów w wielu krajach UE, obowiązuje wspólny, unijny próg 10 000 euro rocznie dla sprzedaży na odległość w UE (o ile nie korzystasz z procedury OSS). Po jego przekroczeniu rozliczasz VAT w krajach konsumpcji – albo poprzez rejestracje lokalne, albo właśnie przez OSS (One Stop Shop) w Polsce.

W Polsce z kolei krajowy próg zwolnienia podmiotowego wynosi 200 000 zł rocznie i dotyczy polskich podatników. Po przekroczeniu tej kwoty musisz zarejestrować się jako czynny podatnik VAT. Firmy zagraniczne prowadzące dostawy w Polsce co do zasady rejestrują się bez względu na obrót – analogicznie jak polska firma rejestrująca się w Niemczech.

Warto też pamiętać o niemieckiej Kleinunternehmerregelung (zwolnienie dla drobnych przedsiębiorców) – rozwiązaniu dla podmiotów zarejestrowanych w Niemczech, które nie przekraczają określonych limitów obrotów. Daje ono zwolnienie z VAT po stronie sprzedaży, ale odbiera prawo do odliczenia podatku naliczonego. W handlu towarowym i w e-commerce, przy wyższych kosztach zakupów i logistyki, ta opcja rzadko bywa optymalna.

Dokumenty i formalności – czego oczekują urzędy?

W Polsce pakiet jest zwięzły: VAT-R, w razie potrzeby NIP-2, odpis z CEIDG/KRS, umowa spółki, ewentualne pełnomocnictwo oraz – jeśli chcesz oficjalnego zaświadczenia o statusie podatnika – dowód opłaty 170 zł za wydanie potwierdzenia. Całość złożysz elektronicznie i po polsku.

Niemcy wymagają więcej papierologii. Do wniosku o Steuernummer składanym do właściwego Finanzamt dołączasz m.in. odpis rejestrowy, umowę spółki, dokumenty identyfikacyjne reprezentantów i – jeżeli działa pełnomocnik – stosowne pełnomocnictwo. Wniosek o USt-IdNr. kierujesz do BZSt; formularz jest dostępny wyłącznie po niemiecku. W praktyce urzędy mogą żądać dodatkowych dowodów (np. umowy najmu biura/magazynu, potwierdzeń prowadzenia działalności w kraju siedziby). Jeśli dokumenty są po polsku, przygotuj się na tłumaczenia przysięgłe. Niekompletne lub niespójne załączniki potrafią zatrzymać sprawę na tygodnie.

Kanał zgłoszeń i czas oczekiwania – ile to realnie trwa?

Polska administracja daje możliwość pełnej ścieżki online. Standardowo rejestracja zajmuje od 2 do 6 tygodni, przy ustawowym maksymalnym terminie rozpatrzenia 30 dni kalendarzowych. W praktyce wiele spraw zamyka się szybciej, zwłaszcza gdy dokumentacja jest bez zarzutu.

W Niemczech procedura trwa dłużej, bo jest dwuetapowa. Uzyskanie Steuernummer to najczęściej 3–6 tygodni(różnice zależą od urzędu i obłożenia), a następnie USt-IdNr. dochodzi zwykle w 2–5 tygodni po nadaniu numeru krajowego. Sumarycznie trzeba więc liczyć około 6–11 tygodni, a przy brakach formalnych – dłużej. Dodatkowym utrudnieniem jest forma komunikacji: część urzędów preferuje korespondencję pocztową i ogranicza kontakt w językach innych niż niemiecki.

Język i komunikacja – czy da się bez niemieckiego?

Tu różnica jest najbardziej odczuwalna. W Polsce wszystkie sprawy prowadzisz po polsku, część materiałów informacyjnych oraz formularzy bywa dostępna także po angielsku, a kontakt elektroniczny jest standardem. W Niemczech obowiązuje język niemiecki – zarówno w formularzach, jak i w pismach urzędowych, często z krótkimi terminami odpowiedzi. Dla firm bez zaplecza językowego oznacza to praktyczną konieczność skorzystania ze wsparcia tłumacza lub lokalnego doradcy podatkowego.

Koszty – urzędowe „zero” kontra koszty pośrednie

Formalnie rejestracja VAT jest bezpłatna w obu krajach. Różnica wychodzi w kosztach pośrednich. W Polsce realnym wydatkiem bywa jedynie 170 zł za opcjonalne potwierdzenie rejestracji. W Niemczech najczęściej pojawiają się koszty tłumaczeń przysięgłych oraz honoraria pełnomocników prowadzących sprawę i korespondencję z urzędami. Do tego dochodzi koszt czasu – kilkutygodniowy brak numerów może oznaczać opóźniony start sprzedaży lub ograniczenia na marketplace’ach.

Co z tego wynika dla polskiego sprzedawcy?

Jeżeli planujesz sprzedaż z niemieckiego magazynu, wejście do programu FBA lub utrzymujesz stałą obecność operacyjną w Niemczech, przygotuj się na wcześniejsze rozpoczęcie procedur, komplet dokumentów i komunikację po niemiecku. Najlepiej zaplanować rejestrację z wyprzedzeniem, tak aby nie wstrzymywać wysyłek i nie narażać się na wsteczne rozliczenia.

Jeżeli wysyłasz z Polski i obsługujesz wiele krajów UE, przeanalizuj, czy nie korzystniej będzie rozliczać VAT przez OSSw Polsce po przekroczeniu progu 10 000 euro – to ogranicza liczbę lokalnych rejestracji. Pamiętaj jednak, że magazynowanie towaru w danym państwie (np. w Niemczech) zwykle rodzi tamtejszy obowiązek rejestracyjny niezależnie od OSS.

Dla firm działających wyłącznie na rynku krajowym Polska pozostaje prosta: jeden formularz, szybka ścieżka i przewidywalne terminy. Wraz z rozwojem sprzedaży transgranicznej warto jednak od początku układać procesy tak, by w razie potrzeby „wpiąć” niemiecką rejestrację bez chaosu – mieć przygotowane odpisy rejestrowe, klarowną strukturę reprezentacji, aktualne pełnomocnictwa i budżet na tłumaczenia.

Podsumowanie – która procedura jest „lepsza”?

Nie ma jednej lepszej. Polska ścieżka jest szybsza i scentralizowana, co sprzyja startowi biznesu i testom rynków. Niemiecka jest bardziej sformalizowana i rozbita na dwa urzędy, ale to właśnie rynek niemiecki oferuje największy potencjał sprzedażowy w UE. Kluczem jest dopasowanie rozwiązania do modelu operacyjnego: jeżeli wchodzisz z logistyką po stronie Niemiec – zacznij rejestrację wcześniej i przygotuj się na pełną zgodność z lokalnymi wymogami; jeżeli wysyłasz z Polski – wykorzystaj OSS, monitoruj progi i dokumentuj przepływy towarów.

Dobrze zaplanowana rejestracja VAT nie jest celem samym w sobie. To warunek bezpiecznej skalowalności: pozwala uniknąć sporów z administracją, blokad na platformach i nieprzewidzianych kosztów, a w efekcie – skupić się na tym, co naprawdę napędza sprzedaż: ofercie, logistyce i obsłudze klienta.