23.02.2020, Nikolaj Schlickewitz, Setup.pl
„Czy korzystasz ze śledzenia przesyłki przy zamówieniach online?” Szanse, że większość kupujących online odpowie na to pytanie twierdząco, są naprawdę duże. Co więcej większość sklepów wprowadza tę usługę dla swoich klientów bez ich wcześniejszego życzenia, czy żądania, co oznacza, że przekazuje adresy e-mail zamawiających do firmy transportowej. Następnie dostawca informuje odbiorcę odpowiednio wcześnie o dotarciu przesyłki.
I w tym momencie, jak to często bywa, pojawia się grożący palec prawnika… W praktyce niewielu sprzedawców internetowych zdaje sobie niestety sprawę, że w ten sposób wrażliwe dane klientów, mianowicie adresy e-mail, bez żądania czy też życzenia klienta są przekazywane firmie zewnętrznej.
Zasada: przekazywanie danych na podstawie zgody
Każde przetwarzanie i przekazywanie danych wymaga wcześniejszej zgody osoby, której dane dotyczą. Tak brzmi zasada, która obowiązywała również przed wejściem w życie RODO. Bez zgody przewoźnik nie może kontaktować się z zamawiającym. Domniemana zgoda klienta nie jest tutaj wystarczająca. Również firma DHL zdaje sobie z tego sprawę i wyraźnie wskazuje na powyższą zasadę na swojej stronie internetowej: „Prosimy o wcześniejsze upewnienie się, że klient zgodził się na przekazanie jego adresu e-mail firmie DHL”.
Wyjątek: realizacja umowy
Oczywiście zrozumiałe jest szukanie uzasadnionych wyjątków od tej reguły. Oddzielna zgoda na przekazanie danych nie jest wymagana np. w sytuacji, gdy przekazanie jest konieczne w celu realizacji umowy. Powyższy wyjątek obejmuje między innymi przekazanie adresu pocztowego przewoźnikowi, ponieważ odbywa się to w ramach realizacji umowy. Bez adresu nie można przecież dostarczyć żadnej przesyłki. Natomiast jeśli sprzedawcy internetowi przekazują adresy e-mail swoich klientów dostawcy usług transportowych, to tylko z zamiarem zaoferowania klientom dobrej obsługi. Nie jest to jednak konieczne do realizacji umowy.
Adres e-mail klienta może być niezbędny do realizacji umowy tylko w określonych przypadkach, na przykład przy zamawianiu towarów wysyłkowych. Wtedy spedytor przekazuje klientowi informację o terminie dostawy e-mailem. W przypadku „zwykłej” dostawy towaru przewoźnik nie potrzebuje takich danych.
Wyjątek: prawnie uzasadniony interes sprzedawcy
Można przecież założyć, że klient jest zadowolony z regularnych powiadomień o statusie przesyłki. Jednak prawo na pierwszym miejscu stawia prawnie uzasadniony interes przedsiębiorcy. Podobnie jak w przypadku poprzedniego wyjątku, przekazanie danych dostawcy odbywa się wyłącznie z punktu widzenia czystej obsługi klienta. Również w tym przypadku może to nie być wystarczające dla spełnienia warunku prawnie uzasadnionego interesu.
Pozycja organów ochrony danych
Konferencja organów ochrony danych (DSK), odgrywająca w tej kwestii wiodący wpływ, podejmuje temat w wydanej przez siebie uchwale, opowiadając się za koniecznością uzyskania zgody: „Przekazywanie adresów e-mail przez sprzedawców internetowych usługodawcom pocztowym jest zgodne z prawem wyłącznie w przypadku uzyskania zgody klienta na takie właśnie przekazanie danych”. DSK proponuje sprzedawcom, aby sami przekazywali klientom informacje dotyczące dostawy lub umieszczali link do śledzenia przesyłki w przesyłanym przez siebie potwierdzeniu zamówienia. Byłaby to alternatywa bezpieczna pod względem prawnym. Takie stanowisko prezentowali również w przeszłości niektórzy inspektorzy ochrony danych poszczególnych krajów związkowych.
Przypadek szczególny: klient wybiera dostawę do automatu paczkowego
Niedawno jeden ze sprzedawców zwrócił się do naszej społeczności z podobnym pytaniem, jak to postawione w tytule: „Czy adresy e-mail klientów mogą być przekazywane do firmy transportowej”. W jego przypadku klient świadomie zdecydował się na dostawę do automatu paczkowego. W takim scenariuszu paczkę można odebrać wyłącznie po podaniu kodu. Bez wiadomości e-mail, lub podobnego powiadomienia od DHL zawierającego kod, odbiór paczki nie jest możliwy. Jaka jest więc sytuacja prawna, jeśli klient nie wyraził zgody na przekazanie DHL swojego adresu e-mail poprzez zaznaczenie pola wyboru?
Aby towar został dostarczony do automatu paczkowego wymagana jest wcześniejsza rejestracja w DHL. Odbiorca otrzymuje wtedy swój własny numer klienta, tzw. numer pocztowy, który staje się częścią adresu odbiorcy. W ramach takiego stosunku umownego DHL informuje klienta o statusie przesyłki np. za pomocą aplikacji, wiadomości SMS lub wiadomości e-mail. Ani zgoda klienta udzielona sprzedawcy, ani jej przekazanie nie są więc w tym przypadku wymagane.
Podsumowanie i porady praktyczne
Sprzedawcom internetowym zaleca się uzyskanie wyraźnej zgody klienta, jeśli chcą przekazać firmie transportowej jego adres e-mail.
Dlatego w ostatnim etapie składania zamówienia należy umieścić dodatkowe pole wyboru, w którym klient aktywnie wyraża zgodę na przekazanie danych dostawcy usług przewozowych w celu wysyłania powiadomień o przesyłce. Umieszczenie tej informacji wyłącznie w ogólnych warunkach handlowych, informacjach o kosztach przesyłki lub w polityce prywatności nie jest wystarczające. Firma sprzedaży wysyłkowej może przekazać adres e-mail do firmy kurierskiej tylko w przypadku uzyskania takiej zgody od klienta.
Jeżeli zgoda nie zostanie udzielona lub nie ma możliwości włączenia pola do procesu zamówienia, np. na marketplace’ach (Amazon, eBay, Allegro), należy skorzystać z planu B. W takim przypadku sprzedawca może na własną rękę poinformować klienta o śledzeniu przesyłki. Wtedy pomocny może być funkcjonalny system ERP, który ma wbudowany CRM, np. Plentymarkets.
