Wizytówka z targów – jak ją wykorzystać zgodnie z RODO oraz na co zwrócić uwagę w Niemczech?

11.11.2020


Czy wizytówkę z targów przed pandemią można teraz jeszcze wykorzystać do kontaktowania się z potencjalnym klientem?

Ogólne rozporządzenie o ochronie danych (RODO) nie dokonuje rozróżnienia pomiędzy B2B i B2C i traktuje wszystkie osoby fizyczne jednakowo. Wiąże się to z dużym wysiłkiem biurokratycznym, zwłaszcza w przypadku pracy pomiędzy firmami. Na przykład, jeśli traktują Państwo RODO bardzo poważnie, musieliby Państwo poinformować osobę przekazującą Wam wizytówkę na targach o wszystkich prawach osoby, której dane dotyczą, o działaniach związanych z przetwarzaniem jej danych zaraz po jej otrzymaniu. Wizja bardzo daleka od realiów targowych, prawda? Na szczęście w praktyce jest nieco łatwiej, ale pokażemy na co należy zwracać uwagę.

Na przykład sekcja FAQ Bawarskiego Urzędu Krajowego ds. Nadzoru nad Ochroną Danych zawiera pytanie: „Jaki jest obowiązek informowania przy otrzymywaniu wizytówki?” – oraz zadziwiająco prostą odpowiedź: „W większości przypadków brak, ponieważ dane kontaktowe osoby przekazującej wizytówkę i cel (wysyłanie materiałów informacyjnych) są oczywiste. Tylko w przypadku, gdy zamierzony jest inny cel, istnieje szerszy obowiązek informowania”. Berliński organ nadzorczy potwierdził ocenę urzędu z Bawarii: “Samo przyjęcie wizytówki nie oznacza obowiązku udzielania informacji”

Co na to Ogólne rozporządzenie o ochronie danych (RODO)?

Wizytówki pozostawione przez lead’y przy stoisku na targach lub innych podobnych imprezach branżowych w celu otrzymania dalszych informacji o produkcie lub nawiązania kontaktów handlowych, mogą co do zasady również stanowić skuteczną zgodę w rozumieniu art. 4 pkt 11 RODO.

Zwłaszcza w przypadku kontaktów B2B można też generalnie zakładać, że odwiedzający stoisko zgadza się i wręcz oczekuje, że dane kontaktowe z przekazywanej wystawcy wizytówki zostaną przetworzone po zakończeniu targów.

Wskazane jest natomiast zwrócenie uwagi na sposób postępowania z danymi klienta przy pierwszym kontakcie. Można tego dokonać poprzez link do deklaracji lub w formie załącznika do pierwszego e-maila wysyłanego do lead’a.

Tak więc: w przypadku dalszych maili reklamowych, wykraczających poza konkretną ofertę lub zapytanie ofertowe, o których była np. mowa przy stoisku i które były powodem pozyskania wizytówki, istnieje ścisły wymóg zgody na taką dalszą komunikację, dotyczy to zarówno konsumentów, jak i kontaktów biznesowych.

Jako wystawca mogą Państwo mieć uzasadniony interes w dalszym wykorzystywaniu uzyskanych na stoisku danych e-mailowych lub kontaktowych do celów reklamowych. Oprócz RODO należy jednak w Niemczech pamiętać, że zgodnie z § 7 UWG (niemieckiej ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji) reklama za pośrednictwem poczty elektronicznej jest możliwa tylko za wyraźną uprzednią zgodą odbiorcy. Dlatego też konieczne jest ścisłe rozróżnienie pomiędzy informacjami oczekiwanymi przez lead’a, a mailami reklamowymi wykraczającymi poza ten zakres.

Przykład: lead przy stoisku interesował się produktem A i po rozmowie z wystawcą przekazał mu swoją wizytówkę bez dalszego komentarza. Wystawca może skontaktować się z lead’em tylko w sprawie produktu A oraz powinien pozyskać podczas pierwszego kontaktu zgodę na dalszy kontakt oraz ewentualnie zgodę na rozszerzenie o tematykę innych produktów. Przy okazji również należy powiadomić o sposobie przetwarzania danych, przechowywania ich oraz rezygnacji ze zgody i usunięcia danych z bazy  wystawcy (plus wszystkie pozostałe obowiązki wynikające z RODO).

Czy zatem można korzystać z uzyskanych w ten sposób danych na stałe, aż do wyżej wspomnianego „pierwszego kontaktu”?

W niektórych przypadkach niemieckie sądy cywilne nie widzą nieograniczonej ważności w przypadku zgody udzielonej na nawiązanie kontaktu w celach reklamowych. Na przykład Sąd Okręgowy w Monachium I orzekł w wyroku z dnia 8 kwietnia 2010 r., sygn. akt 17 HK O 138/10, że zgoda na reklamę elektroniczną udzielona 17 miesięcy wcześniej i jeszcze nieużywana „traci swoją aktualność”.

Zgodnie z art. 5 pkt 1 lit. b RODO stosuje się też ścisłą zasadę ograniczenia celu. Użytkownik może przetwarzać dane osobowe tylko tak długo, jak długo obowiązuje cel, dla którego zostały one zebrane. Następnie dane te muszą zostać usunięte. W tym przypadku cel przestałby mieć zastosowanie po wysłaniu oczekiwanych przez lead’a informacji.

Nie ma zatem jednoznacznej odpowiedzi na pytanie, czy wizytówkę z targów przed pandemią można teraz jeszcze wykorzystać do kontaktowania się z potencjalnym klientem. Najbezpieczniej jest stosunkowo neutralny pierwszy kontakt wraz z informacjami na temat produktów lub usług omawianych przy stoisku. Do tej wiadomości należy dodać informacje o tym, jak dane są przetwarzane (Art. 13 RODO) oraz można spróbować pozyskać zgodę na dalszą komunikację marketingową.