poniedziałek, 27 maja, 2024

Efektywna praca zdalna zaczyna się od komunikacji

25.08.2022

Najbliższe miesiące będą skupiać oczy przedsiębiorców na nowelizacji ustawy dotyczącej kodeksu pracy. Prace legislacyjne mają rozpocząć się wraz z pierwszym posiedzeniem sejmu po wakacjach, a ich głównym celem ma być finalne usystematyzowanie reguł i kwestii związanych z pracą zdalną. Właściciele biznesów już teraz przygotowują się na rządowe regulacje biorąc pod uwagę fakt, że najbliższe zmiany będą musiały zostać uwzględnione, w planach budżetowych na rok 2023. Jarosław Janusz, Customer Experience Manager w Selvoy, międzynarodowym conract center, przybliża temat dostosowania się do nowych warunków pracy i korzyści z nich płynących.


Komunikacja kluczem do sukcesu

Wiele firm podchodzi do zbliżających się zmian tylko z perspektywy finansowej, zapominając, że celem każdej zainwestowanej kwoty jest potencjalny zysk. Ostatnie dwa lata obnażyły wąską perspektywę spojrzenia polskiego biznesu. W Raporcie Deloitte’a za 2021 dotyczącego ‘Global Human Capital Trends’, wskazano główne czynniki wpływające na pracę zdalną.

Stwierdzono, że najważniejszym elementem jest wdrożenie interaktywnych platform komunikacji (39%). Większość ograniczyła się tylko do wyboru odpowiednich narzędzi, zapominając o ich efektywnym wykorzystaniu. Za bardzo zaufano stwierdzeniu: „Daj ludziom możliwość wypowiedzenia się, a oni to zrobią”.

Niestety, zbyt duża ilość decyzji zapada w wirtualnych pokojach. Dynamika, a z nią często związany chaos jeszcze bardziej utrudnia egzekwowanie ustaleń. Narasta frustracja i narzekanie na zaangażowanie pracowników, gdyż ci wydają się być mniej efektywni pracując poza biurem. Dlatego tak wielu pracodawców ma ambiwalentny stosunek do wykonywania obowiązków w formie zdalnej. Zapominają jednak, że zaangażowanie wiąże się m.in. z informacją, a to właśnie jej brak wprowadza wyżej wspomniany chaos czy brak przyrostu. 


Nowa rzeczywistość, nowe wyzwania

W pracy zdalnej przestają istnieć pojęcia takie jak open space, chill room, smoking zone czy coffee break. To właśnie dzięki nim ludzie mają większą możliwość do swobodnej rozmowy, a więc także wymiany informacji. Łatwiej dzielić się nimi w formie mówionej. Słowo pisane zostawia ślad, przez co prowokuje bardziej oficjalną formę i jednocześnie eliminuje element spontaniczności. Do tego dochodzi kwestia czasu, a biorąc pod uwagę, że, szczególnie w pracy, zazwyczaj go brakuje to rzadko kiedy pracownicy znajdują przestrzeń na dodatkową (pisaną) formę wypowiedzi.

Wiedząc co ogranicza, a tak naprawdę czego brak w kontekście działań zdalnych, pracodawcy powinni dążyć do większej transparentności swoich pracowników. Nie należy rozumieć tego jako zwiększenia ilości raportów mających charakter ogólnodostępny. Kluczem jest korzystanie z odpowiednich ram postępowania, które będą w stanie zniwelować dysonans między formą zdalną, a stacjonarną. 


Praca zdalna otwiera możliwości

„W Selvoy od 2021 funkcjonujemy w pełni zdalnie. Czas pandemii nie był dla nas okresem przejściowym, lecz bodźcem do stania się pionierem wśród organizacji działających niestacjonarnie” – zaznacza Jarosław Janusz, Customer Experience Manager. Jak mówi Sylwia Koleszka, CEO Selvoy: „Nie zależało nam na dopasowaniu się do sytuacji, a znalezieniu w niej nowych możliwości. W momencie gdy inni wypatrywali powrotu do biur, my opracowywaliśmy rozwiązania, które ułatwiły pracę w trybie home office. Kiedy nastała możliwość powrotu do biur, tylko 4% naszych pracowników  wyraziło chęć powrotu na stałe. To właśnie ten moment uświadomił nam, że weszliśmy w nową erę efektywnej pracy zdalnej”. 

Prawidłowo wdrożone rozwiązania pracy zdalnej przynoszą dla organizacji wiele korzyści. Selvoy zyskał na kilku płaszczyznach. Ekspansja rekrutacyjna rozszerzyła się poza miasta, w których firma posiadała swoje siedziby. Jako organizacja międzynarodowa zyskała możliwość pozyskania talentów obcojęzycznych poza obszarem kraju, ponieważ kryterium pracy z Polski przestało być obligatoryjne.

Co więcej, wiele osób zyskało możliwość powrotu do rodzinnych miejscowości. Jak sami wskazują – relacje z bliskimi są lepsze i częstsze niż wcześniej, a koszty utrzymania mniejsze. Inni podkreślają, że zaoszczędzone finanse i czas poświęcany na dojazd do biura zainwestowali w samorozwój. Nowe osoby, szczególnie te z mniejszych miejscowości dostały szansę na zarobki, które wcześniej wiązały się
z przeprowadzką do dużego miasta. 

Sprawne funkcjonowanie wymaga narzędzi

Biorąc pod uwagę intensyfikacje zmian gospodarczych przedsiębiorstwa powinny implementować rozwiązania, dające możliwość sprawnego funkcjonowania niezależnie od lokalizacji swoich pracowników. Każda organizacja powinna wypracowywać własne, efektywne metody komunikacji lub korzystać z tych, sprawdzonych.

Alternatywą może być wprowadzenie podejścia Agile znanego z branży IT, a dokładniej wykorzystanie framework’a jakim jest Scrum. Jedną z jego największych zalet jest stały kontakt między członkami zespołu pełniącymi określone role. Jest to rozwiązanie na tyle elastyczne, że można jest zastosować
w różnych branżach, nawet tych nie mających wiele wspólnego z nowoczesnym oprogramowaniem. 


Źródła:
2021 DELOITTE GLOBAL HUMAN CAPITAL TRENDS
https://scrumguides.org/