E-faktura w Niemczech od 2027 r. Kto przy obrocie powyżej 800 tys. euro musi ją wystawiać, a kto ma jeszcze rok

2 listopada 2026

Za dwa miesiące niemieccy przedsiębiorcy z wyższym obrotem przestaną wystawiać kontrahentom faktury papierowe i zwykłe pliki PDF. Od 1 stycznia 2027 r. firma, której obrót całkowity za 2026 r. przekroczył 800 tys. euro, musi w sprzedaży do innych firm w Niemczech wystawiać e-faktury, czyli pliki o ściśle określonej strukturze, które system księgowy odbiorcy odczytuje automatycznie, bez przepisywania danych. Mniejsze firmy dostały jeszcze rok, a od 2028 r. obowiązek obejmie wszystkich. Polskich przedsiębiorców zmiana dotyczy przede wszystkim wtedy, gdy mają w Niemczech spółkę córkę, oddział albo inny stały zakład biorący udział w sprzedaży, a takich firm jest coraz więcej wśród producentów i sklepów rozwijających sprzedaż za Odrą.

Od stycznia 2027 r. większe firmy w Niemczech wystawiają już tylko e-faktury

Podstawą zmian jest ustawa o szansach wzrostu (Wachstumschancengesetz) z 2024 r., która przebudowała przepisy niemieckiej ustawy o VAT (UStG) dotyczące faktur. Harmonogram wprowadzono etapami. Od 1 stycznia 2025 r. każda firma mająca siedzibę lub stały zakład w Niemczech musi umieć odebrać e-fakturę, łącznie z najmniejszymi przedsiębiorcami i stowarzyszeniami. Okres przejściowy przewidziano wyłącznie dla wystawców, a nie dla odbiorców, na co zwracają uwagę doradcy EY. Przez 2025 i 2026 r. sprzedawcy mogli jednak dalej wysyłać faktury papierowe lub w PDF.

Od 1 stycznia 2027 r. ta swoboda kończy się dla firm z większym obrotem. Obowiązek dotyczy transakcji B2B, czyli sprzedaży między przedsiębiorcami, gdy zarówno sprzedawca, jak i nabywca mają w Niemczech siedzibę, zarząd albo stały zakład uczestniczący w danej dostawie. Sprzedaż do konsumentów zostaje poza nowymi przepisami, więc sklep internetowy obsługujący wyłącznie klientów indywidualnych nie musi zmieniać sposobu fakturowania. Od 1 stycznia 2028 r. e-fakturę w sprzedaży krajowej B2B będą wystawiać wszystkie niemieckie firmy, niezależnie od obrotu.

Kogo dotyczy próg 800 tys. euro i kto ma jeszcze rok

Granicę wyznacza obrót całkowity (Gesamtumsatz), czyli suma sprzedaży opodatkowanej VAT w Niemczech liczona według § 19 ust. 3 niemieckiej ustawy o VAT, za poprzedni rok kalendarzowy. Na 2027 r. liczy się więc wynik za 2026 r. Jak wyjaśnia Izba Przemysłowo-Handlowa w Stuttgarcie, firma, która przekroczy 800 tys. euro, od pierwszego dnia nowego roku wystawia w sprzedaży krajowej B2B wyłącznie e-faktury. Przedsiębiorca poniżej progu może przez cały 2027 r. wystawiać faktury papierowe albo w zwykłym formacie elektronicznym, przy czym PDF wymaga zgody odbiorcy.

Część dokumentów zwolniono z obowiązku na stałe. Nie obejmuje on faktur na kwotę do 250 euro brutto, biletów za przejazd, sprzedaży zwolnionej z VAT ani faktur wystawianych przez małych przedsiębiorców (Kleinunternehmer), czyli firmy korzystające w Niemczech ze zwolnienia podmiotowego z VAT. Mali przedsiębiorcy muszą jednak e-faktury odbierać. Sklepy internetowe, które sprzedają głównie konsumentom, a firmom tylko okazjonalnie, dostały w najnowszych wytycznych resortu finansów zabezpieczenie: firmy obsługujące masowo klientów mieszanych nie poniosą konsekwencji, jeśli nie wiedziały i przy zachowaniu należytej staranności nie mogły wiedzieć, że kupujący jest przedsiębiorcą.

Polska firma z niemiecką spółką, oddziałem albo tylko z numerem VAT

Dla polskiego sprzedawcy rozstrzyga miejsce prowadzenia działalności. Niemiecka spółka z ograniczoną odpowiedzialnością (GmbH) należąca do polskiej grupy jest niemieckim przedsiębiorcą i przy obrocie powyżej progu podlega obowiązkowi od stycznia. Stały zakład, czyli w uproszczeniu trwałe miejsce działalności z własnym personelem i zapleczem, liczy się wtedy, gdy rzeczywiście uczestniczy w konkretnej transakcji. Sama niemiecka rejestracja VAT lub niemiecki numer VAT UE nie czyni zagranicznej firmy krajowym przedsiębiorcą w rozumieniu przepisów o e-fakturach, co potwierdza kancelaria doradztwa podatkowego ETL. Polska spółka, która sprzedaje z Polski niemieckim firmom w ramach dostawy wewnątrzwspólnotowej albo jest zarejestrowana w Niemczech do VAT wyłącznie z powodu magazynu, co do zasady nie musi więc wystawiać niemieckiej e-faktury. Ocena, czy dana struktura tworzy stały zakład, należy jednak do doradcy podatkowego, bo od niej zależy cały dalszy obowiązek.

PDF to już nie e-faktura: formaty, odliczenie VAT i kary

E-faktura w rozumieniu niemieckich przepisów musi być zgodna z europejską normą EN 16931, która opisuje wspólny model danych faktury elektronicznej w UE. Najczęściej stosowane są dwa formaty: XRechnung, czyli czystego pliku XML stosowanego m.in. w rozliczeniach z administracją, oraz ZUGFeRD od wersji 2.0.1, czyli pliku PDF z osadzonymi danymi XML, który człowiek może przeczytać, a program przetworzyć. Zwykły PDF wysłany mailem jest „inną fakturą” i e-fakturą nie jest. Wyjątek dotyczy elektronicznej wymiany danych EDI, czyli bezpośredniego połączenia systemów sprzedawcy i odbiorcy, stosowanego np. w dostawach do sieci handlowych. Faktury w EDI są dopuszczalne za zgodą odbiorcy co najmniej do 31 grudnia 2027 r., także wtedy, gdy nie spełniają normy EN 16931.

Najpoważniejsze skutki nieprawidłowej faktury ponosi klient. Po zakończeniu okresów przejściowych niemiecki nabywca, który dostanie PDF tam, gdzie obowiązuje e-faktura, ryzykuje utratę prawa do odliczenia VAT naliczonego. Dział zakupów dużej sieci odeśle więc taki dokument do poprawy, a dostawca poczeka dłużej na zapłatę. Federalne Ministerstwo Finansów (BMF) w trzecim piśmie wyjaśniającym z 15 października 2026 r., które omawia kancelaria Ebner Stolz, złagodziło kilka kwestii. Wystawienie zwykłej faktury zamiast e-faktury nie będzie wykroczeniem z § 26a ustawy o VAT, który przewiduje grzywny za naruszenia obowiązków fakturowych. Błąd techniczny, który nie dotyczy danych wymaganych przepisami o VAT, co do zasady nie odbiera odliczenia. Korekta e-faktury również musi mieć formę e-faktury, a faktury zaliczkowe wystawione przed wejściem obowiązku nie muszą być przerabiane, nawet jeśli dostawa nastąpi później.

Dwa systemy naraz: KSeF w Polsce i e-faktura w Niemczech

Polskie grupy z niemiecką spółką obsługują w tym roku dwie odrębne reformy. W Polsce od 1 lutego 2026 r. faktury w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF), czyli centralnej platformie Ministerstwa Finansów, wystawiają firmy, których sprzedaż brutto przekroczyła w 2024 r. 200 mln zł, a od 1 kwietnia pozostali podatnicy. Do końca 2026 r. obowiązują ułatwienia, m.in. dla firm wystawiających faktury na nie więcej niż 10 tys. zł miesięcznie, a kary za niewystawienie faktury w KSeF zaczną obowiązywać od 1 stycznia 2027 r. Model niemiecki działa inaczej: nie ma centralnej platformy, a e-faktura trafia bezpośrednio od sprzedawcy do odbiorcy, mailem, przez portal lub przez połączenie systemów. Do odbioru wystarcza zwykła skrzynka pocztowa, pod warunkiem że faktury nie giną i są archiwizowane w niezmienionej postaci.

Dział IT musi wtedy obsłużyć dwa różne formaty, dwa kanały wysyłki i dwie ścieżki archiwizacji w jednym systemie ERP, czyli programie do zarządzania sprzedażą, magazynem i księgowością. Producent mebli z Wielkopolski z niemiecką GmbH sprzedającą do sieci handlowych przekroczy próg bez trudu. Jego niemiecka spółka od stycznia wystawia odbiorcom XRechnung lub ZUGFeRD, a w relacjach z sieciami może przez cały 2027 r. zostać przy EDI. Polska spółka matka fakturuje w KSeF, więc moduł faktur musi rozróżniać, który podmiot wystawia dokument i w jakim formacie. Inaczej wygląda sytuacja sklepu z elektroniką, który trzyma towar w niemieckich magazynach Amazon i sprzedaje część zamówień firmom przez Amazon Business, czyli wersję platformy dla klientów biznesowych. Jeżeli doradca uzna, że polska spółka nie ma w Niemczech stałego zakładu, obowiązek wystawiania e-faktur jej nie obejmie, ale niemieccy klienci firmowi, których systemy księgowe muszą już odbierać e-faktury, mogą o nie prosić, aby uniknąć ręcznego wprowadzania dokumentów.

Co polski sprzedawca powinien zrobić przed zamknięciem roku 2026

Pierwszym krokiem jest policzenie obrotu niemieckiego podmiotu za 2026 r. Firma, która zbliża się do 800 tys. euro, powinna przyjąć, że od stycznia obowiązek ją obejmuje, bo wynik roczny zna się dopiero po zamknięciu ksiąg, a faktury trzeba wystawiać od pierwszego dnia roku. Równolegle warto ustalić z niemieckim doradcą podatkowym, czy oddział, magazyn lub biuro handlowe tworzą stały zakład uczestniczący w sprzedaży.

Następnie trzeba przejrzeć całą ścieżkę fakturowania: platformę sklepu, system ERP, narzędzia do obsługi marketplace i program księgowy. Dostawców oprogramowania należy zapytać o konkretną datę aktualizacji obsługującej XRechnung i ZUGFeRD, bo przy zamówieniach z początku stycznia każda luka w integracji oznacza ręczne poprawki albo wstrzymane płatności. Klientów B2B w Niemczech warto już teraz poprosić o adres, na który mają trafiać e-faktury, i o preferowany format.

Ostatni element to odbiór. Każda firma z niemiecką siedzibą lub stałym zakładem powinna sprawdzić, czy przychodzące e-faktury są czytelne dla księgowości, przechowywane bez zmian i powiązane z zamówieniami. Według BMF e-faktury wystawione do końca 2026 r. zgodnie z wcześniejszymi pismami resortu nie będą kwestionowane, także przy odliczeniu VAT, więc listopad i grudzień są dobrym momentem na test wysyłki do kilku stałych klientów, zanim obowiązek zacznie działać w pełnym zakresie.