PPWR a Print on Demand: kiedy polski sprzedawca odpowiada za opakowanie

26 sierpnia 2026 r.

Od 12 sierpnia 2026 r. stosowane jest unijne rozporządzenie PPWR, czyli rozporządzenie (UE) 2025/40 w sprawie opakowań i odpadów opakowaniowych. Nowe przepisy porządkują wymagania dotyczące opakowań w całej Unii Europejskiej, ale jednocześnie stawiają przed e-commerce bardzo praktyczne pytanie: kto jest producentem opakowania, gdy sklep internetowy nie magazynuje towaru, nie pakuje zamówienia i nawet fizycznie nie ma kontaktu z przesyłką? Problem szczególnie dobrze widać w modelu Print on Demand, w którym zewnętrzny dostawca produkuje towar dopiero po otrzymaniu zamówienia, następnie go pakuje i wysyła bezpośrednio do klienta.

PPWR obowiązuje od 12 sierpnia 2026 r., po wejściu w życie 11 lutego 2025 r. Komisja Europejska opublikowała 10 czerwca 2026 r. dodatkowe wytyczne dotyczące interpretacji rozporządzenia, ponieważ ustalenie roli poszczególnych przedsiębiorców w łańcuchu opakowaniowym budziło wiele pytań.

Dla polskiego sprzedawcy korzystającego z Print on Demand szczególnie ważne jest oddzielenie dwóch kwestii. Pierwszą jest fizyczna czynność zapakowania produktu. Drugą – prawna odpowiedzialność za zgodność opakowania z PPWR. Firma, której pracownik wkłada koszulkę, kubek albo plakat do opakowania i przekazuje przesyłkę kurierowi, nie musi być z tego powodu podmiotem ponoszącym pełną odpowiedzialność producenta. Rozstrzygające mogą być sposób powstania opakowania, rola przedsiębiorcy w jego zaprojektowaniu lub produkcji oraz oznaczenie opakowania albo zapakowanego produktu własną nazwą lub marką.

Kogo PPWR uznaje za producenta opakowania

PPWR posługuje się pojęciem producenta w szerszym znaczeniu niż przedsiębiorstwo posiadające linię do produkcji kartonów czy kopert. Zgodnie z art. 3 ust. 1 pkt 13 rozporządzenia producentem jest osoba fizyczna lub prawna wytwarzająca opakowanie lub zapakowany produkt. Regulacja obejmuje jednak również sytuację, w której przedsiębiorca zleca zaprojektowanie lub wyprodukowanie opakowania albo zapakowanego produktu pod własną nazwą lub znakiem towarowym.

Komisja Europejska w wytycznych z czerwca 2026 r. doprecyzowała, że producent nie musi być przedsiębiorstwem, które fizycznie wytwarza opakowanie. Przy ustalaniu tej roli trzeba analizować udział w projektowaniu lub produkcji oraz kwestię nazwy i marki. Komisja wskazuje również, że w jednym łańcuchu dostaw występuje tylko jeden producent w rozumieniu tej części PPWR.

Ma to duże znaczenie dla Print on Demand. Sam fakt, że sklep zamawia usługę obejmującą druk produktu, pakowanie i wysyłkę, nie pozwala jeszcze ustalić, kto odpowiada za zgodność konkretnego opakowania. Trzeba prześledzić, kto faktycznie decyduje o jego cechach i w jakim modelu jest ono dostarczane.

Status producenta wiąże się z konkretnymi obowiązkami. Artykuł 15 PPWR wymaga, aby producent wprowadzał do obrotu wyłącznie opakowania spełniające wymagania określone w art. 5–12 rozporządzenia. Przed wprowadzeniem opakowania do obrotu producent przeprowadza procedurę oceny zgodności określoną w art. 38 lub zleca jej przeprowadzenie oraz sporządza dokumentację techniczną przewidzianą w załączniku VII. Regulacja obejmuje także deklarację zgodności UE, czyli dokument potwierdzający spełnienie właściwych wymagań PPWR.

Nie jest więc obojętne, która firma znajdzie się po tej stronie łańcucha. Odpowiedzialność nie kończy się na zamówieniu odpowiedniego kartonu. Producent musi być w stanie wykazać zgodność opakowania przed organem nadzoru. Na uzasadnione żądanie organu dokumenty potrzebne do wykazania zgodności z wymaganiami art. 5–12, w tym dokumentacja techniczna, mają zostać udostępnione w ciągu 10 dni od otrzymania żądania.

Standardowe opakowanie dostawcy Print on Demand nie daje automatycznie odpowiedzialności sklepu

Wyobraźmy sobie polską markę sprzedającą koszulki klientom w Niemczech za pośrednictwem własnego sklepu. Klient składa zamówienie w polskim e-sklepie, ale koszulki nie znajdują się w magazynie sprzedawcy. Zamówienie trafia automatycznie przez integrację do dostawcy Print on Demand, który wykonuje nadruk, przygotowuje produkt do wysyłki, pakuje go i przekazuje przewoźnikowi.

Jeżeli dostawca korzysta z gotowych, standardowych opakowań transportowych kupowanych jako niezmieniony produkt od producenta opakowań i sklep nie ingeruje w ich projekt ani oznakowanie, samo korzystanie z usługi Print on Demand nie czyni polskiego sprzedawcy producentem takiego opakowania.

Sytuacja zmienia się, jeżeli przedsiębiorstwo obsługujące Print on Demand zamawia dla własnej działalności opakowanie przygotowane według swoich parametrów. Może chodzić przykładowo o konkretną konstrukcję, materiał, rozmiar albo sposób wykonania dostosowany do procesu pakowania stosowanego przez tego operatora. Przy ocenie statusu nie można sprowadzać sprawy wyłącznie do pytania, czy na kartonie widnieje logo.

Wytyczne Komisji pokazują dodatkowo, że kwalifikacja zależy od rodzaju opakowania. W przypadku opakowań sprzedażowych lub zbiorczych producentem jest zasadniczo podmiot wykonujący końcowe czynności dotyczące opakowania, takie jak cięcie, napełnianie lub zamknięcie, i pakujący w nie swój produkt przed wprowadzeniem zapakowanego produktu na rynek UE. W przypadku opakowań transportowych producentem jest natomiast zasadniczo przedsiębiorstwo wytwarzające takie opakowanie, chyba że opakowanie jest wyraźnie oznaczone nazwą lub marką jego użytkownika.

Dlatego sprzedawca nie powinien próbować ustalać odpowiedzialności wyłącznie na podstawie faktury za usługę fulfillment albo pola „packaging” w cenniku dostawcy. Fulfillment, czyli zewnętrzna obsługa magazynowania, pakowania, adresowania i wysyłki zamówień, opisuje proces logistyczny, a nie automatycznie status producenta. PPWR nakłada zresztą osobne obowiązki na dostawców usług fulfillment: warunki magazynowania, obsługi, pakowania, adresowania i wysyłki nie mogą naruszać zgodności obsługiwanych opakowań z wymaganiami art. 5–12.

Własne opakowanie sprzedawcy może przenieść na niego obowiązki producenta

Drugi scenariusz jest dla polskich marek znacznie bardziej wymagający. Sklep sprzedaje te same produkty do Niemiec i innych państw UE, lecz zależy mu na spójnym doświadczeniu klienta. Zleca więc operatorowi Print on Demand stosowanie kartonów lub kopert przygotowanych dla marki. Na opakowaniu pojawia się nazwa lub logo sklepu, a jego wykonanie zostało zlecone na potrzeby tej marki.

W takim układzie outsourcing pakowania nie odcina sprzedawcy od odpowiedzialności przewidzianej w PPWR. Zlecenie produkcji pod własną nazwą lub znakiem towarowym może powodować przypisanie sprzedawcy statusu producenta, mimo że fizyczne wytworzenie kartonu, zapakowanie produktu i nadanie przesyłki wykonują inne przedsiębiorstwa. Komisja wskazuje, że oznaczenie opakowania lub zapakowanego produktu określoną nazwą albo znakiem towarowym pozwala zasadniczo zakładać, że właściciel tej nazwy lub marki jest producentem, ponieważ w relacji z dostawcami ma możliwość wpływania na właściwości opakowania.

Dla sklepu jest to różnica operacyjna, a nie kosmetyczna. Jeżeli sprzedawca staje się producentem, musi mieć zapewniony dostęp do informacji pozwalających wykazać zgodność opakowania. PPWR nakłada równolegle na dostawców opakowań i materiałów opakowaniowych obowiązek przekazywania producentowi informacji i dokumentów potrzebnych do wykazania zgodności, w tym wymaganej dokumentacji technicznej.

Przy zakupach opakowań dział zaopatrzenia nie powinien więc oceniać dostawcy wyłącznie według ceny za sztukę, minimalnej wielkości zamówienia i terminu dostawy. Brak dokumentacji może przełożyć się na koszty pracy działu compliance, czyli zespołu odpowiedzialnego za zgodność działalności z przepisami, konieczność pozyskiwania brakujących danych od kolejnych podwykonawców, a w skrajnym przypadku na zmianę dostawcy lub opakowania.

PPWR przewiduje przy tym szczególne rozwiązania dla mikroprzedsiębiorstw. Definicja producenta oraz art. 15 zawierają wyjątki dotyczące przedsiębiorcy spełniającego kryteria mikroprzedsiębiorstwa określone w unijnym zaleceniu 2003/361/WE, dlatego mały sklep nie powinien automatycznie przypisywać sobie statusu producenta wyłącznie na podstawie ogólnej reguły dotyczącej własnej marki. Zastosowanie wyjątku zależy również od lokalizacji dostawcy opakowania i konkretnej relacji między przedsiębiorstwami.

Print on Demand komplikuje sprzedaż cross-border, gdy sklep korzysta z kilku dostawców

Największe ryzyko organizacyjne pojawia się przy skalowaniu sprzedaży. Polska marka może obsługiwać Niemcy przez dostawcę Print on Demand z Niemiec, Francję przez innego operatora, a część produktów wysyłać samodzielnie z magazynu w Polsce. Do tego może sprzedawać przez własny sklep i marketplace. Ten sam wzór koszulki może wówczas docierać do klientów w trzech różnych opakowaniach i trzech różnych łańcuchach dostaw.

Jedna odpowiedź dostawcy na pytanie „czy jesteście zgodni z PPWR?” nie opisuje takiego modelu. Sprzedawca potrzebuje informacji o konkretnych opakowaniach stosowanych dla jego zamówień: kto je dostarcza, kto ustala ich parametry, czy są standardowym produktem dostawcy, czy powstają specjalnie dla operatora lub marki oraz czy znajdują się na nich oznaczenia sprzedawcy.

Zmiana sposobu pakowania może również wymagać ponownej oceny sytuacji. Producent ma obowiązek uwzględniać zmiany konstrukcji lub właściwości opakowania oraz zmiany norm i specyfikacji, na podstawie których wykazywana jest zgodność. Jeżeli zmiana może wpłynąć na zgodność, PPWR wymaga ponownej oceny według procedury określonej w art. 38.

Ma to bezpośrednie przełożenie na integracje sklepu z systemem ERP, czyli oprogramowaniem zarządzającym m.in. zamówieniami, produktami i procesami magazynowymi, oraz platformami Print on Demand. Sprzedawca powinien wiedzieć nie tylko, który dostawca realizował dane zamówienie, ale również jaki wariant opakowania został użyty. Przy kilkudziesięciu tysiącach przesyłek rocznie odtworzenie takich informacji ręcznie może stać się kosztownym projektem administracyjnym.

Własne opakowanie może jednocześnie zwiększać koszt realizacji zamówienia. Dochodzą koszty projektu, zakupu partii opakowań, ich magazynowania u operatora oraz obsługi dokumentacji. Z drugiej strony rezygnacja z niestandardowych opakowań może uprościć łańcuch dostaw. Decyzja o brandowanym kartonie przestaje być więc wyłącznie wyborem marketingowym i powinna być konsultowana również z osobą odpowiedzialną za zgodność produktową i opakowaniową.

Co powinien zrobić sprzedawca z Polski korzystający z Print on Demand

Pierwszym zadaniem jest zinwentaryzowanie rzeczywistego procesu pakowania. Dla każdego dostawcy Print on Demand trzeba ustalić, jakie opakowania są stosowane przy wysyłce, kto je kupuje, kto określa ich parametry, czy są produktami standardowymi oraz czy zostały przygotowane lub oznaczone dla konkretnej marki. Taką analizę trzeba przeprowadzić osobno dla różnych rodzajów opakowań, ponieważ PPWR rozróżnia m.in. opakowania sprzedażowe, zbiorcze i transportowe.

Drugim krokiem powinno być uporządkowanie dokumentów. Jeżeli rola producenta przypada polskiemu przedsiębiorcy, potrzebuje on danych umożliwiających wykonanie obowiązków wynikających z art. 15 PPWR. Umowa z operatorem Print on Demand powinna również określać zasady przekazywania dokumentacji przez dostawcę, informowania o zmianie materiału lub konstrukcji opakowania oraz postępowania w przypadku stwierdzenia niezgodności. Samo zapewnienie kontrahenta, że „opakowania spełniają przepisy UE”, nie zastępuje dokumentów wymaganych przez regulację.

Trzecim obszarem jest procedura zmian. Operator Print on Demand może wymienić karton na lżejszy, zmienić producenta kopert albo wprowadzić inne wypełnienie w ramach optymalizacji kosztów. Jeżeli sklep dowiaduje się o tym dopiero po wysłaniu tysięcy paczek, ocena odpowiedzialności i zebranie dokumentacji odbywają się już po fakcie. W relacji z dostawcą potrzebny jest więc mechanizm informowania o zmianach opakowań przed ich zastosowaniem do zamówień sprzedawcy.

PPWR sprawia, że decyzja o opakowaniu w modelu Print on Demand wchodzi do obszaru zarządzania zgodnością produktu. Polski sklep sprzedający za granicę powinien znać nie tylko dostawcę drukującego produkt i przewoźnika dostarczającego paczkę. Musi również wiedzieć, kto stoi za opakowaniem, według czyjej specyfikacji ono powstało i kto posiada dokumenty potrzebne do wykazania jego zgodności. Przy standardowym opakowaniu odpowiedzialność może pozostać wcześniej w łańcuchu dostaw. Przy opakowaniu przygotowanym pod markę sprzedawcy układ odpowiedzialności może być zupełnie inny – mimo że z punktu widzenia klienta proces zakupu i dostawy wygląda identycznie.