PPWR od 12 sierpnia 2026 roku. Jeden pełnomocnik na każdy rynek może zatrzymać małą sprzedaż cross-border

22.07.2026

Od 12 sierpnia 2026 roku zacznie być stosowane rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2025/40 w sprawie opakowań i odpadów opakowaniowych, określane skrótem PPWR od angielskiej nazwy Packaging and Packaging Waste Regulation. Rozporządzenie weszło w życie 11 lutego 2025 roku i zastępuje dotychczasową dyrektywę opakowaniową, wprowadzając bezpośrednio stosowane przepisy dla całej Unii Europejskiej.

PPWR ma ograniczyć ilość odpadów opakowaniowych, zwiększyć udział opakowań nadających się do recyklingu i zmniejszyć rozdrobnienie wymagań obowiązujących przedsiębiorców. Nie tworzy jednak jednego unijnego systemu rejestracji i rozliczania opakowań. Polski sklep sprzedający do kilku państw nadal będzie działał w krajowych systemach rozszerzonej odpowiedzialności producenta, czyli mechanizmach, w których przedsiębiorcy finansują zbiórkę, sortowanie i zagospodarowanie odpadów powstających z wprowadzanych przez nich opakowań.

Najbardziej kontrowersyjny obowiązek dotyczy ustanawiania pełnomocnika w państwach, w których sprzedawca nie ma siedziby. Zgodnie z obecnym brzmieniem art. 45 ust. 3 PPWR producent mający siedzibę w jednym kraju Unii Europejskiej, który po raz pierwszy udostępnia opakowania lub zapakowane produkty bezpośrednio użytkownikom końcowym w innym państwie członkowskim, musi ustanowić tam pełnomocnika do spraw rozszerzonej odpowiedzialności producenta.

W typowej sprzedaży internetowej może to objąć polski sklep wysyłający zamówienia bezpośrednio do konsumentów w Niemczech, Austrii, Francji, Czechach lub innych krajach Unii Europejskiej. Obowiązek nie dotyczy automatycznie każdej transakcji zagranicznej. Inaczej może wyglądać sprzedaż do dystrybutora, dostawa między spółkami, przesunięcie towaru do magazynu albo model, w którym inny podmiot jako pierwszy udostępnia zapakowany produkt na danym rynku. Komisja Europejska w wytycznych z czerwca 2026 roku poświęciła osobne części ustalaniu, kto jest producentem opakowania, ponieważ odpowiedzialność zależy od rzeczywistej roli przedsiębiorcy w łańcuchu dostaw.

Dla małego sklepu najważniejszy pozostaje brak ogólnego progu zwalniającego z obowiązku pełnomocnika. Przepisy nie uzależniają go od liczby zamówień, wartości sprzedaży ani marży osiąganej w danym kraju. Rynek generujący pięć przesyłek rocznie może więc uruchomić obowiązek organizacyjny podobny do rynku obsługującego kilka tysięcy zamówień.

Jednolite rozporządzenie, ale nadal wiele krajowych systemów

Rejestracja i rozliczenia nie przenoszą się do jednego unijnego portalu

Obowiązki związane z opakowaniami nie pojawią się po raz pierwszy w sierpniu 2026 roku. Już obecnie państwa członkowskie prowadzą krajowe systemy rozszerzonej odpowiedzialności producenta na podstawie unijnych dyrektyw i przepisów lokalnych. Sprzedawcy cross-border muszą w wielu przypadkach rejestrować się, raportować masę opakowań i finansować ich późniejsze zagospodarowanie w państwie klienta.

PPWR harmonizuje definicje, wymagania dla opakowań oraz część zasad odpowiedzialności, ale nie tworzy jednej deklaracji, jednego numeru rejestracyjnego i jednej opłaty ważnej we wszystkich 27 państwach Unii Europejskiej. Komisja Europejska sama uznała rozdrobnienie systemów rozszerzonej odpowiedzialności producenta za barierę na wspólnym rynku. W dokumentach dotyczących uproszczeń administracyjnych wskazała, że przedsiębiorstwa mogą być zmuszone do organizowania reprezentacji i wykonywania obowiązków w wielu państwach, mimo działania na jednym rynku unijnym.

Polski sklep nadal będzie więc musiał przeanalizować wymagania osobno dla każdego kraju dostawy. W zależności od lokalnego systemu przedsiębiorca może potrzebować rejestracji producenta, umowy z organizacją odpowiedzialności producenta, która zbiorowo realizuje obowiązki dotyczące odpadów, albo innego sposobu rozliczenia przewidzianego przez przepisy krajowe. Do tego dochodzą raporty, terminy sprawozdawcze, opłaty minimalne oraz komunikacja z administracją prowadzona często w języku danego państwa.

Pełnomocnik jest kolejną warstwą tego systemu. Działa na podstawie pisemnego upoważnienia i reprezentuje zagranicznego producenta wobec rejestru, organów lub podmiotów obsługujących system rozszerzonej odpowiedzialności producenta. Zakres usługi może obejmować składanie dokumentów, raportowanie danych, kontakt z administracją i potwierdzanie wykonania obowiązków.

Koszt takiej obsługi nie został określony w PPWR. Stawki będą wynikać z ofert usługodawców i warunków rynkowych w poszczególnych krajach. Komisja Europejska przyznała jednak, że obowiązek ustanawiania pełnomocników może tworzyć wysokie koszty administracyjne, szczególnie dla małych i średnich przedsiębiorstw.

Próg 10 ton nie jest zwolnieniem z odpowiedzialności

W PPWR pojawia się próg 10 ton opakowań rocznie, ale nie można traktować go jako ogólnego zwolnienia dla małych sklepów internetowych. Próg dotyczy uproszczonego zakresu danych przekazywanych w sprawozdawczości. Producent wprowadzający w danym państwie mniej niż 10 ton opakowań rocznie może raportować ograniczony zestaw informacji, lecz nadal może podlegać rejestracji, finansowaniu systemu i obowiązkowi ustanowienia pełnomocnika.

Dla mikrofirmy różnica między uproszczonym a pełnym raportem ma mniejsze znaczenie niż konieczność wejścia do samego systemu. Koszt kilku kilogramów kartonu, folii lub wypełnienia może być niewielki. Znacznie większym obciążeniem stają się opłaty podstawowe, przygotowanie danych, umowy, reprezentacja i obsługa administracyjna.

Właściciel małego sklepu może wysyłać do konkretnego kraju 10–20 paczek miesięcznie, a mimo tego ponosić koszty, które nie zmniejszają się proporcjonalnie do liczby zamówień. Właśnie ten mechanizm osłabia opłacalność sprzedaży na mniejszych rynkach.

Kilkanaście paczek miesięcznie może nie wystarczyć do pokrycia kosztów

Polski sklep z wyposażeniem wnętrz osiąga średnią wartość zamówienia na poziomie 60 euro i realizuje 15 zamówień miesięcznie do Austrii. Roczny przychód z tego rynku wynosi 10 800 euro. Jeżeli marża brutto, liczona jako różnica między przychodem a kosztem zakupu towaru, odpowiada 20 proc. przychodu, firma dysponuje kwotą 2160 euro przed odjęciem kosztów reklamy, płatności, dostawy, zwrotów, obsługi klienta oraz zgodności regulacyjnej.

Przyjęcie w modelowej kalkulacji 1000 euro rocznie za rejestrację, minimalne opłaty systemowe, pełnomocnika i obsługę raportowania powoduje, że obowiązki opakowaniowe pochłaniają niemal połowę marży brutto. Nie jest to stawka wynikająca z rozporządzenia, lecz symulacja pokazująca wpływ stałych kosztów na mały rynek.

Do rachunku trzeba doliczyć wyższy koszt dostawy międzynarodowej, prowizję operatora płatności, ewentualne przewalutowanie, lokalizację treści oraz obsługę zwrotów. Sklep może mieć dodatni przychód z Austrii, ale po uwzględnieniu kosztów operacyjnych generować stratę.

Podobna sytuacja powstaje na marketplace. Sprzedawca na Amazon może osiągać większość obrotu w Niemczech, a jednocześnie utrzymywać oferty we Francji, Włoszech, Hiszpanii i Holandii. Każdy z dodatkowych rynków generuje kilkanaście lub kilkadziesiąt zamówień miesięcznie. Pięć krajowych procesów rejestracji, kilka systemów rozliczeniowych, odrębne raporty i pełnomocnicy mogą utworzyć koszt, którego nie pokrywa sprzedaż z mniejszych państw.

Przedsiębiorca zacznie wówczas porównywać nie tylko obrót i marżę, lecz także koszt utrzymania zgodności w każdym kraju. Wyłączenie dostaw do dwóch lub trzech słabszych rynków może być finansowo racjonalne, nawet gdy sklep ma tam klientów i techniczną możliwość realizacji zamówień.

Największe przedsiębiorstwa znajdują się w innej sytuacji. Firma wysyłająca dziesiątki tysięcy paczek rozkłada stałe koszty rejestracji i reprezentacji na dużą liczbę transakcji. Mały sklep może przypisać do jednej przesyłki kilka lub kilkanaście euro kosztu zgodności, podczas gdy duży operator ograniczy tę wartość do niewielkiej części euro.

Taki mechanizm sprzyja koncentracji rynku. Wspólny rynek pozostaje formalnie otwarty, ale ekonomicznie staje się trudniej dostępny dla przedsiębiorców testujących popyt w kilku krajach jednocześnie.

Marketplace i fulfillment nie zdejmą odpowiedzialności ze sprzedawcy

Brak danych może zatrzymać ofertę na konkretnym rynku

PPWR przewiduje również obowiązki dla dostawców platform internetowych. Marketplace będzie musiał pozyskiwać od sprzedawców informacje związane z rejestracją producenta oraz wykonaniem obowiązków rozszerzonej odpowiedzialności producenta. Platforma ma podejmować działania służące ocenie kompletności i wiarygodności przekazanych danych.

Nie oznacza to automatycznego blokowania każdej oferty z powodu pojedynczej rozbieżności. Sposób egzekwowania wymagań będzie zależał od procedur konkretnej platformy. Brak prawidłowego numeru rejestracyjnego, niespójność nazwy przedsiębiorcy albo niekompletne dokumenty mogą jednak prowadzić do wezwania do uzupełnienia danych, ograniczenia widoczności ofert lub wstrzymania sprzedaży na danym rynku.

Amazon i inni operatorzy marketplace mogą stworzyć własne panele do przekazywania numerów rejestracyjnych albo zaoferować pośrednictwo we współpracy z zewnętrznymi usługodawcami. Taka usługa nie usuwa odpowiedzialności za poprawność danych. Sprzedawca nadal musi wiedzieć, które opakowania raportuje, w jakim państwie powstaje obowiązek i kto formalnie działa w jego imieniu.

Fulfillment wymaga dokładnego ustalenia ról

Fulfillment, czyli magazynowanie, pakowanie i wysyłka zamówień przez zewnętrznego operatora logistycznego, dodatkowo komplikuje analizę odpowiedzialności. Towar może być przechowywany w Polsce, Niemczech albo kilku centrach logistycznych, a następnie wysyłany do klientów w całej Unii Europejskiej.

Samo miejsce magazynowania nie przesądza, kto jest producentem opakowania w rozumieniu PPWR. Trzeba ustalić, kto zleca zastosowanie opakowania, pod czyją nazwą produkt jest sprzedawany, kto jako pierwszy udostępnia zapakowany towar na rynku oraz czy odbiorcą jest użytkownik końcowy. Wytyczne Komisji Europejskiej z czerwca 2026 roku potwierdzają, że kwalifikacja producenta wymaga analizy rzeczywistego modelu działalności.

W ewidencji mogą znaleźć się opakowania produktu, kartony transportowe, koperty, folie, wypełnienia, etykiety i taśmy. Nie każdy materiał zastosowany przez centrum fulfillment musi być automatycznie raportowany przez sklep. Zakres odpowiedzialności zależy od umowy, roli operatora oraz przepisów właściwych dla danego łańcucha dostaw.

System planowania zasobów przedsiębiorstwa, określany skrótem ERP, powinien łączyć dane o zamówieniu, kraju dostawy i wykorzystanych opakowaniach. Bez takiego rozwiązania raportowanie opiera się na ręcznym zestawianiu danych z magazynu, platformy sprzedażowej i systemu kurierskiego.

Przy kilku magazynach powstaje ryzyko podwójnego raportowania albo pominięcia opakowań dodawanych już na etapie kompletowania przesyłki. Błąd może dotyczyć niewielkiej masy materiału, ale wymagać korekty w kilku systemach krajowych.

Bruksela proponuje odroczenie, ale sprzedawca nie może na nie liczyć

Komisja Europejska zauważyła, że obowiązek ustanawiania pełnomocnika w każdym państwie może osłabiać wspólny rynek. 10 grudnia 2025 roku przedstawiła projekt COM(2025) 982, który przewiduje zawieszenie stosowania obowiązku pełnomocnika dla przedsiębiorców mających siedzibę w Unii Europejskiej do 1 stycznia 2035 roku.

Propozycja nie znosi krajowych obowiązków rejestracji, raportowania i finansowania gospodarki odpadami opakowaniowymi. Usuwałaby jedynie przymus ustanawiania lokalnego przedstawiciela przez przedsiębiorcę mającego siedzibę w innym państwie Unii Europejskiej. Firmy spoza Unii nadal podlegałyby bardziej rygorystycznym zasadom reprezentacji.

Na 22 lipca 2026 roku zmiana nie została przyjęta. Parlament Europejski nadal zajmował się projektem, natomiast negocjacje w Radzie zostały przerwane po zgłoszeniu poważnych zastrzeżeń przez większość państw członkowskich. Parlamentarny harmonogram prac wskazuje, że dalsze decyzje mogą zostać powiązane z szerszym przeglądem systemów rozszerzonej odpowiedzialności producenta.

W Parlamencie Europejskim pojawiła się również propozycja ograniczenia ułatwienia do mikroprzedsiębiorstw i małych przedsiębiorstw prowadzących sprzedaż transgraniczną. Nie jest to jednak obowiązujące rozwiązanie.

Sprzedawca przygotowujący działalność po 12 sierpnia 2026 roku powinien więc opierać plan zgodności na aktualnym brzmieniu PPWR. Wstrzymanie projektu w Radzie zwiększa ryzyko, że obowiązek pełnomocnika zacznie być stosowany zgodnie z pierwotnym terminem.

Co powinien zrobić sprzedawca z Polski

Firma powinna zacząć od zestawienia wszystkich państw, do których wysłała towary w ciągu ostatnich 12 miesięcy. Dla każdego rynku trzeba policzyć liczbę zamówień, przychód, marżę brutto, koszt dostawy, udział zwrotów, koszt obsługi klienta, wydatki reklamowe oraz przewidywany koszt wykonania obowiązków opakowaniowych.

Analiza musi obejmować osobno marketplace, własny sklep i sprzedaż hurtową. Ten sam towar może podlegać innemu przypisaniu odpowiedzialności w zależności od tego, czy trafia bezpośrednio do konsumenta, do dystrybutora czy do magazynu innego podmiotu.

Kolejnym krokiem jest ustalenie, kto jest producentem opakowania w każdym modelu sprzedaży. Nie należy zakładać, że operator fulfillment, marketplace albo dostawca kartonu automatycznie przejmuje odpowiedzialność. Rola każdej firmy powinna wynikać z procesu sprzedaży, umów i rzeczywistego sposobu udostępnienia produktu na rynku.

Sprzedawca powinien także zinwentaryzować opakowania i przypisać im masę oraz materiał. Dane muszą obejmować przynajmniej opakowanie produktu, opakowanie wysyłkowe i dodatkowe elementy stosowane w magazynie. Wymagają powiązania z państwem dostawy oraz miejscem realizacji zamówienia.

Jeżeli rynek nie pokrywa stałych kosztów zgodności, sklep może podnieść minimalną wartość zamówienia, zrezygnować z darmowej dostawy, ograniczyć ofertę do produktów o wyższej marży albo całkowicie wyłączyć dany kraj z obszaru dostaw. Rozporządzenie w sprawie blokowania geograficznego nie nakłada ogólnego obowiązku dostarczania towarów do wszystkich państw Unii Europejskiej. Sprzedawca może określić kraje, do których prowadzi wysyłkę, pod warunkiem przestrzegania zasad niedyskryminowania klientów w sytuacjach objętych tym rozporządzeniem.

Zmiana obszaru dostaw wymaga równoczesnej aktualizacji reklam, ustawień marketplace, regulaminu sklepu, cennika dostaw, systemu podatkowego i komunikacji z klientami. Pozostawienie kampanii reklamowej aktywnej w kraju, do którego sklep już nie wysyła, zwiększy koszt pozyskania ruchu bez szansy na zakończenie zakupu.

Najbardziej ryzykowny scenariusz polega na utrzymaniu sprzedaży i oczekiwaniu, że instytucje unijne zawieszą obowiązek przed 12 sierpnia. Uzyskanie rejestracji, zawarcie umów i wdrożenie raportowania może wymagać kilku etapów administracyjnych. Sprzedawca, który rozpocznie działania dopiero po żądaniu dokumentów przez marketplace albo krajowy organ, naraża się na okresowe wstrzymanie sprzedaży.

PPWR miał ograniczyć rozdrobnienie europejskich przepisów opakowaniowych. Obowiązek lokalnego pełnomocnika w obecnym kształcie może wywołać odwrotny skutek gospodarczy. Mały sklep zrezygnuje z kilku zagranicznych rynków, ponieważ koszt utrzymania zgodności przekroczy marżę uzyskiwaną z kilkunastu przesyłek. Duży operator rozłoży ten sam koszt na tysiące zamówień i przejmie część klientów pozostawionych przez mniejszych konkurentów.