Kaufland automatyzuje zwroty przez DPD. Polski sprzedawca nadal potrzebuje niemieckiego adresu

1 sierpnia 2026 r.

Kaufland Global Marketplace rozszerzył swój system automatycznych zwrotów o DPD. Do tej pory rozwiązanie było dostępne dla sprzedawców korzystających z DHL. Zgodnie z oficjalną aktualizacją przekazaną partnerom marketplace’u po podłączeniu konta DPD etykieta zwrotna jest generowana automatycznie i wysyłana klientowi pocztą elektroniczną.

Zmiana może ograniczyć liczbę ręcznie obsługiwanych zgłoszeń, skrócić czas odpowiedzi klientowi i ujednolicić proces na kilku rynkach Kaufland. Nie usuwa jednak najważniejszej bariery dla części polskich sprzedawców: platforma wymaga niemieckiego adresu zwrotnego dla każdego aktywowanego kanału sprzedaży.

Jak działa automatyczny zwrot DPD

Po zgłoszeniu zwrotu przez kupującego system Kaufland automatycznie tworzy etykietę DPD i przekazuje ją klientowi. Sprzedawca nie musi ręcznie zakładać przesyłki, pobierać dokumentu i odpowiadać na wiadomość. Automatyzacja obejmuje wszystkie aktywne kanały Kaufland podłączone do konfiguracji zwrotów.

Do uruchomienia usługi potrzebne są aktywna umowa zwrotna z DPD oraz dane dostępowe do interfejsu przewoźnika: identyfikator Delis ID i hasło. Zastosowanie mają stawki wynikające z własnej umowy sprzedawcy z DPD. Kaufland nie wprowadza więc jednolitej ceny zwrotu dla wszystkich kont.

Platforma wskazuje również, że przy zwrotach o wartości poniżej 40,01 euro koszt przesyłki zwrotnej może zostać potrącony z kwoty zwracanej klientowi. Nie należy traktować tej funkcji jako automatycznej zgody na obciążenie konsumenta w każdej sytuacji. Ostateczny sposób rozliczenia zależy między innymi od przyczyny zwrotu, treści warunków sprzedaży i obowiązujących przepisów konsumenckich.

Jeżeli produkt jest wadliwy, niezgodny z umową, uszkodzony w transporcie albo wysłany omyłkowo, przenoszenie kosztu na klienta może być nieprawidłowe. Inaczej może wyglądać sytuacja przy zwykłym odstąpieniu od umowy, jeżeli konsument został wcześniej prawidłowo poinformowany o zasadach zwrotu. Automatyzacja logistyczna nie powinna zastępować prawidłowej klasyfikacji sprawy.

Niemiecki adres pozostaje warunkiem wejścia

Najważniejszym ograniczeniem jest konieczność podania niemieckiego adresu zwrotnego dla każdego aktywnego rynku Kaufland. Sprzedawca wysyłający zamówienia z Polski nie może założyć, że samo posiadanie umowy z DPD i polskiego magazynu wystarczy do pełnego wykorzystania funkcji.

W praktyce firma potrzebuje własnego magazynu w Niemczech, partnera logistycznego, operatora fulfillmentowego albo wyspecjalizowanego punktu konsolidacji zwrotów. Adres nie powinien być wyłącznie formalny. Musi działać operacyjnie: odbierać przesyłki, identyfikować zamówienia, dokumentować stan produktu i przekazywać informację do systemu sprzedawcy.

Brak sprawnego procesu może prowadzić do opóźnień w refundacji, sporów z klientami i pogorszenia wskaźników sprzedawcy. Sama paczka dostarczona na niemiecki adres nie kończy zwrotu. Towar trzeba przypisać do zamówienia, ocenić, zdecydować o ponownym wprowadzeniu do sprzedaży, naprawie, przecenie albo utylizacji oraz terminowo zwrócić pieniądze.

Dla lekkich i tanich produktów lokalny zwrot może być ekonomicznie uzasadniony nawet wtedy, gdy towar nie wraca później do Polski. Przy droższej elektronice, częściach technicznych czy produktach wymagających testów potrzebny jest proces transportu zbiorczego do właściwego centrum serwisowego.

Automatyzacja może ujawnić błędy szybciej

Automatyczne tworzenie etykiet skraca czas obsługi, ale zwiększa znaczenie poprawnej konfiguracji. Błędny adres, niewłaściwe dane dostępowe, nieaktualna umowa przewozowa lub źle przypisany kanał mogą prowadzić do masowego generowania nieprawidłowych dokumentów.

Sprzedawca powinien przeprowadzić test na każdym aktywnym marketplace. Warto sprawdzić format etykiety, adres odbiorcy, numer referencyjny zamówienia, widoczność przesyłki w systemie DPD oraz sposób przekazywania statusu do Kaufland. Test powinien obejmować również wiadomość otrzymywaną przez klienta.

Istotne jest też rozdzielenie zwykłego odstąpienia od reklamacji. Jeżeli integracja przekazuje do magazynu tylko numer przesyłki, pracownik może nie wiedzieć, czy ma ocenić stan zwracanego produktu, czy przeprowadzić procedurę odpowiedzialności za niezgodność towaru. W systemie zarządzania zamówieniami powinien znaleźć się kod przyczyny zwrotu i termin wymaganej czynności.

Przykładowo polski sprzedawca wyposażenia kuchennego może otrzymywać zwroty z Kaufland.de, Kaufland.fr i przyszłego Kaufland.nl na jeden niemiecki adres. Etykiety powstaną automatycznie, ale magazyn musi odróżnić rynki, waluty i zasady refundacji. Bez poprawnego numeru zamówienia oszczędność w obsłudze klienta zostanie utracona podczas ręcznego identyfikowania paczek.

Co powinien zrobić sprzedawca z Polski

Najpierw należy sprawdzić, czy obecna umowa DPD obejmuje zwroty w wymaganej konfiguracji i czy przewoźnik udostępnił dane Delis ID. Następnie trzeba potwierdzić, że niemiecki adres przyjmuje wszystkie kategorie towaru oraz posiada procedurę identyfikacji przesyłek Kaufland.

W umowie z operatorem logistycznym warto zapisać czas rejestracji paczki, zakres dokumentacji fotograficznej, koszt kontroli, zasady konsolidacji i termin przekazywania danych. Osobno należy ustalić postępowanie z produktami uszkodzonymi, niekompletnymi lub noszącymi ślady użytkowania.

Sprzedawca powinien również sprawdzić treść informacji o odstąpieniu od umowy i polityki zwrotów na każdym rynku. Funkcja potrącania kosztu nie może być uruchamiana bez zrozumienia podstawy obciążenia klienta. Szczególną uwagę należy zachować przy reklamacjach i błędach realizacji, gdy koszt zwrotu co do zasady powinien obciążać przedsiębiorcę.

Po wdrożeniu warto mierzyć czas od zgłoszenia zwrotu do wygenerowania etykiety, czas dostawy do magazynu, czas refundacji i koszt obsługi jednej paczki. Dopiero te dane pokażą, czy automatyzacja rzeczywiście obniżyła koszty, czy tylko przeniosła pracę z działu obsługi klienta do magazynu.